المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : مساعدة...دروس حفظ وفهرسة.


الآولفي
01-03-2011, 18:08
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته:

لو ممكن إخواني تساعدوني بدروس أو محاضرات:" حفظ وفهرسة".

وجزاكم الله خيرا إخواني.

الآولفي
02-03-2011, 21:27
في إنتظار مساعدتكم إخواني.

جزائري وأفتخر
20-03-2011, 07:18
يجيب ربي إن شاء الله

drcom
20-03-2011, 17:48
سوف أحاول البحث’ كما أحتج أنا الى مواظيع في مراحل السلسلة الوثائقية للمكتبة شكرااا

nacer8
04-04-2011, 22:42
يقسم الأرشيف حسب نوع الملكية إلى قسمين رئيسيين: الأرشيف العام أو العمومي والأرشيف الخاص
1-1الأرشيف العام أو العمومي
الأرشيف العام أو العمومي هو الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات العمومية مهما كان نوعها سواء كانت وزارات هيئات حكومية مؤسسات عمومية جماعات محلية( بلدية ، ولاية)…..الخ
]حسب القانون الجزائري يتكون الأرشيف العمومـي من الوثائـق التاريخيـة ومن الوثائـق التي تنتجها أو تسلمها هيئـات الحزب و الدولة و الجماعـات المحلية و المؤسسات و الهيئـات العمومية و يكون الأرشيف العمومـي غـير قابـل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبـت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويـون ذا مصدر عام تستـرده الدولـة في أي وقت
1-2 الأرشيف الخاص
يتكون الأرشيف الخاص من الوثائـق التي يحوزها الأشخاص أو العائـلات أو المؤسسـات أو المنظمـات الخاصة أي أنه ملكية خاصة لأفراد معينين أو مؤسسات خاصة
وحسب القانون الجزائري يجب على كل مالك أو حائـز لوثائـق خاصة لها ، أو قابلـة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخـي أو إقتصادي أو إجتماعـي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، و تصنف الوثائق التي تمثل فائدة أرشيفية بإقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم و حماية و حفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة .و بإمكانها أخذ نسخة ، و يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يصنعه بإرادته بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخذ نسخة مجانا أثناء الإيداع و الإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتـة بإمكان المالك أو الحائـز طلب السحب و فتـح الأرشيف الخاص للإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز
2-أعمار الأرشيف
يمـر الأرشيف بمراحـل في دورة حياتـه من نشأتـه إلى غاية تحديـد المصيـر النهائـي له إما بالحـذف أو الحفـظ النهائي
حيث نميز ثلاثـة مراحـل أساسيـة لحياة الوثيقة: العمر الأول، العمر الثاني، العمر الثالث
2-1 أرشيف العمر الأول :
ويسمى أيصا الأرشيف الحي أو الأرشيف الجاري أو أرشيف الجيل الأول
و هي الوثائـق المنتجة يومـيا أو ذات الصياغة الحديثـة العهـد في مختلف الهيئـات و المؤسسات ، و التي مازالت مصالحها تستعملها و تطالعها يومـيا عند الحاجة على سبيـل المثال هناك شـؤون في طـور البحث أو ملفـات لم يتم دراستها ، شـؤون لازالت في إنتظـار الحسم ، و ملفـات تم تصنيفها على مستـوى الموظفين حيث
ما زالت في إيطار التحليل أو على مستوى الأمانات وملفات الموظفين …إلخ وتحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها ولا تتجاوز مدة حفظها الاربع سنوات وفي حالات أخرى استثنائية يمكن حفظ هذه الوثائق لأكثر من 5 سنوات مثلا بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني
وهذا وفق ما تمت الإشارة إليه في المنشور رقم 1 المؤرخ في 15- 09 – 1990 الذي نظم بتسـيير الوثائـق المشتركة المنتجة على مستـوى الإدارات المركزيـة
2-2 أرشيف العمر الثاني
ويسمى أيضا الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني
لهذا النوع من الأرشيف أهمية بالغة فهو يتألف من مجموعة الوثائـق المنتجة أو المستلمة أو المحفوظة من طرف مختلف هيئـات النشاط الوطني أو المحفوظة لديها أو الوثائـق التي فاقـت مدة وجودها 5 سنـوات والتي يجري الإطـلاع عليها من حيـن لآخر و هي أكثـر الوثائـق حجما مما يحعلها على وجه الخصوص أكبـر مصدر إنشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكل الصيانة ، علاوة على مشاكل التصنيف و الحفظ بسب التراكـم المكثف و بطرق مختلفة و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعـه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة لمدة تتـراوح من 10 إلى 15 سنة .
1-3 أرشيف العمر الثالث:
ويطلق عليه الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث
يتكون من الوثائـق التي تفـوق مدة وجودها الخمس عشر (15) سنة و التي أصبحت غيـر ضروريـة لسيـر شؤون المصالح و يتم دفعها إلزاميـا إلى مصلحة الأرشيف الولائـي أو الأرشيف الوطنـي و لا يحق حذف الوثائـق المفتقـرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتـوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني .
تتميز هذه المرحلة بإنتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق فتصبح عديمة القيمة سواءا كانت تاريخيـة ، سياسية أو ثقافية أو إقتصادية أو علمية …إلخ حيث يتم حذفها و ذلك بإتباع الطرق المستعملة للحذف أو الإقصـاء و في المقابـل تظهر قيمة تاريخيـة لوثائق أخرى حيث يتقرر حفظها نهائيـا في ظروف ملائمة حتى يسهـل إستخدامها بعد عملية المعالجة العلمية لهذه الوثائـق ، إذ تعد إرثـا ثقافيـا و ذاكرة للأمـة .
في الجزائر يعتبر الأرشيف التاريخي هي كل الوثائق المنتجة قبل سنة 1962 أي قبل استقلال الجزائر سواء كانت تلك الوثائق متعلقة بالحقبة الكولونيالية او حقبة الحكم العثماني وما قبلها

nacer8
04-04-2011, 22:46
أولا : عرف المحفوظات :

أن كلمة محفوظات بمعناها الكبير تعنى تجميع كافة الوثائق التي تحمل معلومات ليمكن الرجوع إليها مستقبلاً .
ويقصد بالوثيقة هنا : أية مادة تحمل معلومات سواء كانت ورقة أو شريطاً مسجلاً
أو مصوراً أو كتاباً أو خريطة أو إحصائية أو بياناً إلى غير ذلك من أنواع الوثائق التي تحمل معلومات سواء في الشركات الحكومية أو المنشآت الاقتصادية أو في البنوك .
و تعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضاً تزويد الإدارة بالحقائق والبيانات والأرقام التي تتيح لهم اتخاذ القرارات على أسس موضوعية ، وبالتالى مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها .


ثانيا : ما هى أنواع المحفوظات :

تنقسم المحفوظات طبقاً لنشاط كل منها على النحو التالى :
(ا) محفوظات نشيطة :
وهى الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات الشركة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال، وهى تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أى أنها تحت أيدى الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم .
(ب) محفوظات متوسطة النشاط:
وهى ما يطلق عليها ( المؤقتة ) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في الشركة ، وهذا النوع من المحفوظات أما أن يحفظ بوحدات اللامركزية في الإدارات ، أو أن ترسل لوحدة الحفظ المركزى بمركز الاتصالات والمحفوظات ، وذلك وفق التنظيم الإدارى المتبع في كل منظمة.
(جـ) محفوظات غير نشطة :
وهى السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعوا الحاجة للرجوع إليها ربما لانتهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات طويلة عليها – هذا بعد أن يتم فرزها إلى قسمين (مستديمة ، منتهية).
(د) المستديمة :
وهى الأوراق والسجلات التي تتضمن مبادئ والتزامات متعلقة بالصالح العام أو ذات أهمية تاريخية ، وهذه لا يستغنى عنها أبداً مثل العقود واتفاقيات الدول والأوامر والقرارات السارية المفعول وغيرها مما تعتبر مهمة أو يشك في أنها مهمة فتبقى وتحفظ .
(هـ) المنتهية :
وهى الأوراق التي انتهى العمل بها تماماً أو ليس لها أى قيمة مثل : المسودات والصور الزائدة من المراسلات الصادرة والدعوات إلى اجتماعات ، وبطاقات التهانى بالأعياد والمناسبات التي مضى وقت كبير عليها ، وكذلك الموضوعات المنتهية فهذه يجب النظر في أمر التخلص منها


ثالثا : ما هى أهمية المحفوظات :

أصبحت " المعلومات " بالنسبة للمنظمات الحكومية والمنشآت التجارية هى الأساس في إنجاز الأعمال بأنواعها المختلفة ، لذلك فقد تضخمت عمليات الحفظ عن تحقيق هدف محدد وهو :
(( ضمان وصول المعلومات إلى أيدى المستفيدين منها بأسرع وقت واقل جهد وبأدنى تكلفة))
وذلك أن المحفوظات بالنسبة للمنظمة كالقلب بالنسبة لجسم الإنسان – فهى المصدر الذى يضخ المعلومات لكل إدارات وأقسام الشركة لإنجاز أعمالهم – ومن هنا برزت أهميتها بالنسبة لسائر الأعمال الحكومية والتجارية والبنوك مع اختلاف أنواعها .

رابعا : ما هى الأهداف الرئيسية لإدارة المحفوظات :

- تيسير الاستفادة من المعلومات التي تضمنها الوثائق ، بمعنى سرعة توصيل المعلومات إلى المستفيدين ليستطيع كل مسئول بالشركة أداء عمله بكفاءة وفعالية .
- المحافظة على وثائق الشركة من التلف أو الضياع أو الحريق أو إفشاء المعلومات السرية بها.


خامسا : كيف يتم التنظيم الفنى للمحفوظات :

تمر المحفوظات في أى منظمة بثلاث مراحل رئيسية هى :

(ا) التصنيف0 (ب) الترقيم (الترميز)0 (جـ) إعداد الفهارس0

المرحلة الأولى التصنيف:

و يقصد به تكوين مجموعات متشابهة من الوثائق ذات الصفات أو الخصائص المتجانسة وفصل الوثائق غير المتشابهة تبعاً لدرجة اختلافها ، وذلك بغرض التعرف على أى منها بسهولة .

* طرق التصنيف :

1- التصنيف الموضوعى :
أى تصنيـف الأوراق علــى حسب موضوعاتها – وفتح ملف لكل موضوع مثل (لإجازات – الانتدابات – التقارير ) .
2- التصنيف الجغرافي :
أى تصنيف الأوراق على حسب المناطق أو البلاد أو الفروع الواردة منها أو الصادر إليها الأوراق مثل ( فرع السالمية – فرع الأحمدى ) .
3-التصنيف الزمنى :
أى تصنيف الأوراق على حسب تواريخها أن كانت بالسنة أو بالشهر مثل ملفات
( ميزانية الشركة لسنة – إيرادات شهر ربيع الأول ).
4-التصنيف الاسمى :
أى تصنيف الأوراق على حسب أسماء أصحابها إن كانوا موظفين أو موظفات بالشركة
أو جمهور أو شركات مثل (محمد – حسن – ليلى – شركة الإضاءة الكهربائية).
5- التصنيف الشكلى :
أى تصنيف الوثائق على حسب أشكالها مع مراعاة نوعها مثل ( الفواتير – القرارات – أذون التسوية ) فيوضع كل منها في ملف مستقل حسب أشكالها .


المرحلة الثانية الترقيم ( الترميز):

وعادة ما يسمى بالترميز وهو المرحلة الوسطى بين التصنيف وإعداد الفهارس ومن هنا تظهر أهميته في ترتيب الوثائق تبعاً لرموزها التي ستكون عاملاً أساسياً في إعداد الفهارس لتلك الوثائق .


ويعرف الترقيم (الترميز) بأنه وضع رموز لوثائق سواء بالأرقام الحسابية أو بالحروف الهجائية أو بالاثنين معاً ، وتعتبر هذه الرموز أرقاماً للوثائق .


طرق الترقيم :

1-الترقيم العددى المركب :
ويتم باستخدام الإعداد الحسابية التي تبدأ من ( 1- 2- 3 - 4- .....الخ ) ، مثل الملفات التي يكتب عليها مثلاً (3 / 1 / 5 ، 6 / 2 / 3 ) .
2-الترقيم الهجائى:
ويتم باستخدام الحروف الهجائية التي تبدأ من ( أ – ب – ت – ث – ج ......ى ) مثل الملفات التي تكتب عليها ( ل / ن/ أ ، ج / أ / و ) .
3 - الترقيم المزدوج :
وهو عبارة عن دمج الحروف الهجائية مع الأرقام الحسابية وقد استخدمت هذه الطريقة في الترقيم لتلافي قصور الطريقة الهجائية السابقة لأنها محدودة ب 28 حرف فقط ، لذلك تم التغلب على قصور هذه الطريقة بجعل أخرها عددياً وبهذا تكون الأرقام مفتوحة إلى ما لا نهاية ، حكمها حكم الطريقة العددية المركبة – مثل الملفات التي يكتب عليها ( ن / أم 5 ، أ / ب / 3 )


المرحلة الثالثة إعداد الفهارس :

عملية إعداد الفهارس هى المرحلة الثالثة من مراحل التنظيم الفنى للمحفوظات ، وهى المرحلة المتممة لمرحلة التصنيف والترميز.
ويمكن أن تعرف الفهرسة بأنها وصف كامل للوثائق والمعلومات التي تحويها تلك الوثائق بهدف تسهيل استرجاعها بأسرع وقت واقل جهد.
وهناك العديد من أشكال الفهارس التي يتم استخدامها ولكن سنركز على أهم شكلين منهما وهما :
1- فهرس السجل0 2- فهرس البطاقات0
1- فهرس السجل :
وهو دفتر كبير مجلد – أو كراسة – أو حتى أوراق سائبة ، يسجل فيها المسئول عن الحفظ أسماء وأرقام الملفات التي لدية وكذلك أماكن وجودها في أجهزة الحفظ إلا أنه له بعض العيوب الواضحة عند استخدامه وهى :
صعوبة الإضافة إليه أو الحذف منه ، وكذلك تعرضها للتلف السريع ، وعدم محافظته على سرية المعلومات لانه مكشوف .
2- فهرس البطاقات:
وهو عبارة عن كروت من ورق مقوى ذات مقاسات مختلفة على حسب حجم الأدراج التي تحفظ بها وهى من نوعين ( إرشادية وعادية ) .

(و) طرق حفظ الوثائق و المستندات :

الحفظ هو عملية ترتيب الوثائق بأنواعها المختلفة في أوعية الحفظ المتاحة داخل الأرشيف بنظام محدد يضمن سلامتها ويمكن بموجبه الوصول إلى أى وثيقة منها بسرعة عند الحاجة .
وتعتبر عملية الحفظ عملية فنية فعلاً ، وذلك أن الوثائق الخاصة بالشركات والمنشئات مختلفة ولها أنواع شتى وأحجام مختلفة وأشكال متعددة وان حفظها جميعاً بطريقة واحدة لا تتناسب وطبيعة الوثائق لذلك كان لزاماً على السكرتير أو مسئول الحفظ التعرف على طرق الحفظ والتي يمكن أن تناسب حفظ الوثائق لسنين طويلة إذا ما دعت الحاجة .
وعند الحفظ يجب على السكرتير مراعاة الأسس والقواعد آلاتية :
- التأكد من انتهاء إجراءات معالجة موضوع الورقة قبل البدء في حفظها .
- التأكد من وجود تأشيرة الموظف المختص بما يفيد الحفظ في مكان متفق عليه .
- حفظ الأوراق المطلوب حفظها بسرعة أول بأول دون تأجيل .
- تحديد رقم الملف الذى ستحفظ فيه الورقة بدقة .
- ترقيم أوراق الملف الواحد بأرقام مسلسلة حسب تواريخ حفظها ، وموضوع الرقم سواء باليد أو بالرقامة في الجهة اليسرى العلوية .
- إعداد قائمة محتويات لكل ملف يسجل فيها كافة أوراقه أولا بأول .
حيث يمكن اتباع احدى الطرق التالية :
1-الحفظ الرأسي :
ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العلاقية بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً ، أى إلى اسفل وفتحته إلى أعلى ، وتبرز من كل ملف زائدة بلاستيكية بها ورقة صغيرة يسجل عليها رقم الملف ، وهذه الزائدة البلاستيكية كثيراً ما تعرف بأسم "المرشدة" ويفضل أن ترتب تلك الزوائد الإرشادية بطريقة متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب .
2 – الحفظ الأفقى :
و يصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم مثل السجلات والمظاريف الكبيرة والخرائط الغير ملفوفة والرسومات الهندسية التي تحفظ بحالتها بدون طى - مع تمييزها بعناوين صغيرة ليمكن التعرف عليها.
3 – الحفظ الواقف :
ويصلح هذا النوع من الحفظ للعديد من الوثائق مثل الخــرائط الملفوفة أسطـوانياً وعلب المحفوظات الأسطوانية ، والأشـرطة المسـجلة أو المصـورة ، والملفــات الإفرنجية (الكرتون ) وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها وتعتبر افضل الطرق من زاوية الاستغلال الاقتصادى الأمثل لمكان الحفظ بشرط استخدام معدات الحفظ المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات الأرفف .


سادسا : ما هى أسس تنظيم الحفظ و الأرشيف :

لما كان الحفظ نشاطاً هاماً سواء كان مركزياً أو لا مركزياً ويمارسه السكرتير فان الأسس الهامة التي يجب مراعاتها لتنظيم عملية الحفظ هى كما يلى :-
- تجهيز مكان مناسب يصلح لعمليات الحفظ .
- تزويد المكان بأوعية حفظ مناسبة للوثائق كالدواليب الخشبية ، أو المعدنية ذات الأرفف الشانونات الخشبية أو المعدنية ذات الأدراج ، الحوامل الحديدية والأرفف المستطيلة وعلب المحفوظات وغيرها .
- اتباع طريقة الحفظ المناسبة لكل وثيقة ( رأسى – أفقى – واقف) .
- اتباع إجراءات محددة لحفظ الأوراق في ملفات .
- فهرسة كل الوثائق المراد حفظها لتسهيل عملية الاسترجاع .


سابعا : ما هى إجراءات حفظ الأوراق في الملفات :

عند حفظ الأوراق في الملفات ينبغى على مسئول الحفظ بالشركة أو المنشأة اتباع الإجراءات التالية :-
1-ترقيم الأوراق الممزقة أن وجدت .
2-تخريم الأوراق وذلك بطى الورقة من المنتصف تماماً لتحديد مكان التخريم.
3-تهذيب الأوراق أى طى الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى .
4-ترتيب الأوراق تبعاً لرموزها أو تواريخها .
5-إيداع الأوراق بالملفات .
6-ترقيم الأوراق بالرقم التسلسلى ( باليد أو بالرقابة ) .
7-إثبات الأوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغلاف الملف الداخلى.
8-إجراءات المراجعة اللازمة للتأكد من سلامة الحفظ .
9-حفظ الملفات في الأوعية أن كانت ارفف أو إدراج أو دواليب .

nacer8
04-04-2011, 22:56
مفاهيم عامة حول الأرشيف :


1-تعريف الأرشيف :
1-1 التعريف اللغوي :
وردت تعريفـات عديدة حـول كلمة أرشيف و معناها اللغـوي و تاريخهـا و أصلها ، تتفـق هذه التعـاريف و تختلف في جوانب مختلفة و من بينها :
-الأرشيف كلمة يونانيـة الأصل كغيـرها من المصطلحات الكثيـرة _ أرشيون _ أرخيون وتعنـي السلطة .
-كانت كلمة أرشيف تعني مكان إقامـة القاضي أو المكتب العـام وتوسـع إستعمال كلمة أرشيف في باقـي اللغـات الأخـرى الأوروبيـة منها والعربيـة فهي فـي الإنجليزيـة " archives " وفي الفرنسية " archive " والألمانيـة " archiv " وفي الإيطاليـة " archivo ".
1-2 التعريف الإصطلاحي :
جاءت عدة تعريفات إصطلاحية للأرشيف منها :
-تعريف أبو الفتوح حامد عودة: الأرشيف هو مجموعة الوثائق المتعلقة بأعمال أي جهاز إداري (جهة حكومية أو مؤسسة أو ما شابه ذلك ) أو فرد والتي انتهى العمل منها وهي تحفظ بطرق خاصة لغرض صيانتها والمحافظة عليها بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة
-تعريف قاموس أوكسفود الإنجليزي: الأرشيف هو
أولا: المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة وغيرها من الوثائق التاريخية الهامة
ثانيا: هو الوثيقة التاريخية المحفوظة وتطلق أيضا على الوظيفة والمناصب السامية مثل magistration
-تعريف جين كينسون: الأرشيف هو عبارة عن وثائق تكون جزء من المعاملات الرسمية والتي تحفظ للرجوع إليها بطريقة رسمية عند الحاجة لذلك
-تعريف شارل سامران : الأرشيف هو كل الوثائـق و الأوراق المكتوبـة الناتجـة عن نشاط إجماعـي أو فردي بشرط أن تكون قد نظمت ليسهـل الرجـوع إليها عند الحاجة
-تعريف الإيطالي يوقينو : الأرشيف هو التجمـع المنظم للوثائق الناتجة عن فعاليات الدوائر أو المؤسسات أو الأشخاص التي تقرر حفظها لأهميتها السياسية أو القانونية أو الشرعية أو ذلك الشخص
-تعريف الأرشيف في معجم بنهاوي في مصطلحات المكتبات و المعلومـات بأنه : " مجموعة منظمة من السجلات و الملفـات التي تخص و تتعلـق بإحدى المنظمات أو المؤسسات أو الهيئـات ".
1-3 التعريف القانوني :
لقدعرف القانون 88/ 09 المؤرخ في 7 جمـادى الثانية 1408 الموافق لـ 26 جانفي 1988 و المتعلـق بالأرشيف الوطني في المـادة الثانية الأرشيف كمايلي : يتكون الأرشيف بمقتضى هذا القانـون من مجموعـة الوثائـق المنتجـة أو المستلمـة من الحزب و الدولـة و الجماعـات المحليـة و الأشخاص الطبيعيين و المعنوييـن سواء كانت محفوظة من مالكها أو حائـزها أو نقلت إلى مؤسسـة الأرشيف المختصـة . وكخلاصة لما سبق ذكره نتوصل إلى أن الأرشيف هو:"كل الأوراق والوثائق مهما إختلفت أشكالهـا وأنـواعهاوموادهـا ،والتي أنتجهـا أو إستلمهـا أوإستعملتهـا هيئـات معينـة خاصة بشخص مـادي أو معنـوي ، حيث يتم جمعهـا للإطلاع عليهـا و الإستفادة منها أثنـاء الحاجـة .
1-4 تعريف الوثيقة الأرشيفية :
جاءت عدة تعريفـات للوثيقـة أهمها :
-«هي وعـاء أو سند يحمل معلومة مهما كان شكلها وقد يكون ورقـا أو شريطا سمعيا بصريـا أو وعاء إلكتروني ( ورق ، شريط فيديو ، شريط سمعي، قرص مظغوط ، وعاء إلكترونـي ) »
-وعرفها القانون 88 / 09 المؤرخ 07 جمادى الثانية عام 1408 الموافـق لـ 26 يناير 1988 في المـادة الثانية : « هي عـبارة عن وثائـق تتضمن أخبـارا مهما يكن تاريخهـا أو شكلهـا أو سنـدها المـادي ، أنتجها أو سلمها أي شخص طبيعيـا كان أو معنويـا أو أيـة مصلحـة أو هيئـة عموميـة كانت أو خاصة أثنـاء ممارسـة نشاطهـا.» ( 9 )
المراجع
1-قبيسي ، محمد.علم التوثيق والتقنية الحديثة.بيروت:دار الآفاق الجديدة،1991
2-ميلاد، ساري علي.الارشيف ماهيته وادارته.القاهرة:دار الثقافة للطباعة والنشر
3-عودة، ابو الفتوح حامد.تنظيم المعلومات الصحفية في الارشيف والمكتبات.القاهرة: المكتبة الانجلو مصرية،1978
4خليفة، عبد العزيز شعبان.المعجم الموسوعي في مصطلحات المكتبات والمعلومات.القاهرة: دار العربي للنشر، 1999
5-الخولي، جمال.الوثائق الادارية بين النظرية والتطبيق .القاهرة: الدرا المصرية اللبنانية،1993
6-المرسوم88/9 في المنشور في الجريدة الرسمية ليوم 26جانفي 1988

nacer8
04-04-2011, 22:57
الدرس الثاني: أنواع وأعمار الأرشيف


1-أنواع الأرشيف

يقسم الأرشيف حسب نوع الملكية إلى قسمين رئيسيين: الأرشيف العام أو العمومي والأرشيف الخاص

1-1الأرشيف العام أو العمومي

الأرشيف العام أو العمومي هو الأرشيف المنتج من قبل المؤسسات العمومية مهما كان نوعها سواء كانت وزارات هيئات حكومية مؤسسات عمومية جماعات محلية( بلدية ، ولاية).....الخ
]حسب القانون الجزائري يتكون الأرشيف العمومـي من الوثائـق التاريخيـة ومن الوثائـق التي تنتجها أو تسلمها هيئـات الحزب و الدولة و الجماعـات المحلية و المؤسسات و الهيئـات العمومية و يكون الأرشيف العمومـي غـير قابـل للحجز أو التصرف فيه أو تملكه بالتقادم إذا ثبـت أن الأرشيف الذي يحوزه أشخاص طبيعيون أو معنويـون ذا مصدر عام تستـرده الدولـة في أي وقت

1-2 الأرشيف الخاص

يتكون الأرشيف الخاص من الوثائـق التي يحوزها الأشخاص أو العائـلات أو المؤسسـات أو المنظمـات الخاصة أي أنه ملكية خاصة لأفراد معينين أو مؤسسات خاصة
وحسب القانون الجزائري يجب على كل مالك أو حائـز لوثائـق خاصة لها ، أو قابلـة أن تكون لها أهمية دائمة ذات طابع تاريخـي أو إقتصادي أو إجتماعـي أو ثقافي ، أن يصرح بها للمؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، و تصنف الوثائق التي تمثل فائدة أرشيفية بإقتراح من المؤسسة المكلفة بالأرشيف بعد التحقيق في صحتها تعمل الدولة على دعم و حماية و حفظ الوثائق المذكورة التي تبقى ملكية خاصة .و بإمكانها أخذ نسخة ، و يكون لكل مالك أو حائز للأرشيف الذي يصنعه بإرادته بصفة مؤقتة أو نهائية لدى المؤسسة المكلفة بالأرشيف الوطني ، الحق في أخذ نسخة مجانا أثناء الإيداع و الإطلاع عليه بحرية في حالة إذا كان إيداع الأرشيف بصفة مؤقتـة بإمكان المالك أو الحائـز طلب السحب و فتـح الأرشيف الخاص للإطلاع الغير يكون بترخيص من المالك أو الحائز

2-أعمار الأرشيف

يمـر الأرشيف بمراحـل في دورة حياتـه من نشأتـه إلى غاية تحديـد المصيـر النهائـي له إما بالحـذف أو الحفـظ النهائي
حيث نميز ثلاثـة مراحـل أساسيـة لحياة الوثيقة: العمر الأول، العمر الثاني، العمر الثالث

2-1 أرشيف العمر الأول :

ويسمى أيصا الأرشيف الحي أو الأرشيف الجاري أو أرشيف الجيل الأول
و هي الوثائـق المنتجة يومـيا أو ذات الصياغة الحديثـة العهـد في مختلف الهيئـات و المؤسسات ، و التي مازالت مصالحها تستعملها و تطالعها يومـيا عند الحاجة على سبيـل المثال هناك شـؤون في طـور البحث أو ملفـات لم يتم دراستها ، شـؤون لازالت في إنتظـار الحسم ، و ملفـات تم تصنيفها على مستـوى الموظفين حيث
ما زالت في إيطار التحليل أو على مستوى الأمانات وملفات الموظفين ...إلخ وتحفظ هذه الوثائق في محلات المصالح المنتجة لها ولا تتجاوز مدة حفظها الاربع سنوات وفي حالات أخرى استثنائية يمكن حفظ هذه الوثائق لأكثر من 5 سنوات مثلا بالنسبة للملفات الإدارية للمستخدمين أو الموظفين يمكن حفظها على مستوى المصالح المعنية ل40 سنة الحد الأكبر للمسار الوظيفي أو المهني
وهذا وفق ما تمت الإشارة إليه في المنشور رقم 1 المؤرخ في 15- 09 – 1990 الذي نظم بتسـيير الوثائـق المشتركة المنتجة على مستـوى الإدارات المركزيـة

2-2 أرشيف العمر الثاني

ويسمى أيضا الأرشيف الوسيط أو أرشيف الجيل الثاني
لهذا النوع من الأرشيف أهمية بالغة فهو يتألف من مجموعة الوثائـق المنتجة أو المستلمة أو المحفوظة من طرف مختلف هيئـات النشاط الوطني أو المحفوظة لديها أو الوثائـق التي فاقـت مدة وجودها 5 سنـوات والتي يجري الإطـلاع عليها من حيـن لآخر و هي أكثـر الوثائـق حجما مما يحعلها على وجه الخصوص أكبـر مصدر إنشغال بالنسبة للمسيرين لأنها تطرح مشكل الصيانة ، علاوة على مشاكل التصنيف و الحفظ بسب التراكـم المكثف و بطرق مختلفة و يمكن حفظها في محل معد خصيصا لهذا النوع من الأرشيف أو يتم دفعـه إلى مصلحة الأرشيف في المؤسسة لمدة تتـراوح من 10 إلى 15 سنة .
1-3 أرشيف العمر الثالث:

ويطلق عليه الأرشيف التاريخي أو أرشيف الجيل الثالث
يتكون من الوثائـق التي تفـوق مدة وجودها الخمس عشر (15) سنة و التي أصبحت غيـر ضروريـة لسيـر شؤون المصالح و يتم دفعها إلزاميـا إلى مصلحة الأرشيف الولائـي أو الأرشيف الوطنـي و لا يحق حذف الوثائـق المفتقـرة إلى قيمة الأرشيف إلا بتسريح مكتـوب صادر عن مؤسسة الأرشيف الوطني .
تتميز هذه المرحلة بإنتهاء القيمة الإدارية لبعض الوثائق فتصبح عديمة القيمة سواءا كانت تاريخيـة ، سياسية أو ثقافية أو إقتصادية أو علمية ...إلخ حيث يتم حذفها و ذلك بإتباع الطرق المستعملة للحذف أو الإقصـاء و في المقابـل تظهر قيمة تاريخيـة لوثائق أخرى حيث يتقرر حفظها نهائيـا في ظروف ملائمة حتى يسهـل إستخدامها بعد عملية المعالجة العلمية لهذه الوثائـق ، إذ تعد إرثـا ثقافيـا و ذاكرة للأمـة .
في الجزائر يعتبر الأرشيف التاريخي هي كل الوثائق المنتجة قبل سنة 1962 أي قبل استقلال الجزائر سواء كانت تلك الوثائق متعلقة بالحقبة الكولونيالية او حقبة الحكم العثماني وما قبلها

المراجع

-المراجع السابقة نفسها يضاف لها
1-المنشور رقم 1 المؤرخ في 15-09-1990 والصادر من المديرية العامة للأرشيف الوطني
2-المنشور رقم 3 المؤرخ في 02-02-1991 الصادر من المديرية العامة للأرشيف الوطني

ahmed 23
16-05-2011, 23:21
شكرا جزيلا لك على هذه المعلومات القيمة

bac_88dz
17-05-2011, 08:22
بارك الله فيك اخي

mounarym
21-09-2011, 19:22
شكرا بارك الله فيك.

صلاح الدين الحسني
25-11-2011, 13:52
شكرا وبارك الله فيكم جميعا

angel48dz
26-02-2012, 11:45
أرجوا موافاتي ببرنامج تدريس الأرشيف من كان بحوزته و جزاكم الله خيرا

informaticienneS
27-02-2012, 15:55
بارك الله فيكم

fares20071988
24-07-2012, 11:16
مشكور أخي على هذا الموضوع شكـــــــــــــــــــــــــراً
رمضان كريم و صــــــــــح فـــــطورك

بوسعيد أحمد
24-09-2012, 09:03
شكرا على هذه المعلومات القيمة

ExploitantePc
04-10-2012, 20:08
بارك الله فيك

موسى عبد الله
18-10-2012, 10:57
السلام عليكم
يا سي اللي راك تبحث عن دروس الترتيبات واش ما الاختصاص نتاعك نتحداك اذا كنت تقدر تفهم هاذو المتربصين حتى لو القيت الدروس ،راك عارف علاش ، لأنه انت مراكش فاهم الترتيات و فاقد الشيئ لا يعطيه قول ل atp ما هيش الاختصاص نتاعي
هذا هو مرض التكوين المهني لك و خلاص لأنه les atp بلا مستوى