المساعد الشخصي الرقمي

مشاهدة النسخة كاملة : مذكرة في التحرير الإداري " سكرتارية "


ghott7
07-05-2009, 01:09
http://www.hrdiscussion.com/imgcache/682.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)



يقول الله تعالى في محكم تنزيله
" من عمل صالحا من ذكر وأنثى وهو مؤمن فلنحييّنه حيواة طيبة ولنجزينّهم أجرهم بأحسن بما كانوا يفعلون"
صدق الله العظيــــــــم
مقدمــــــــــــــــــــــــة:

تشتمل هذه المذكرات على القواعد الأساسية الخاصة بتحرير أهم الوثائق المستعملة في الإدارة على نطاق واسع مثل وثائق السرد الإدارية كالرسالة الإدارية والتقرير وعرض حال
والمحضر........الخ
وبيّنا في هذا الصدد الأسلوب الإداري حيث يتميز عن باقي الأساليب الأخرى في اختياره المصطلحات والتعابير المطلوبة لتكوين الوثيقة المحددة مطابقة لقواعد القانون والعرف الإداريين وخصصنا في الأخير مجموعة من النماذج المتعلقة بهذه المحررات الإدارية مراعاة للشكل أيضا وإذ أضع هذه المذكرات المتواضعة في صرح خدمة التكوين وأرجوا أن تجد لدى القارئ الكريم القبول.

(وما توفيقي إلا بالله )

الأستـــــــــــاذ:
فلوس نور الدين

التحـــــــــــــرير الإداري



تعريف: يعتبر التحرير الإداري عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز.

التحرير الإداري يستخدم الأسلوب الإداري الذي يتميز عن باقي الأساليب الأخرى بخصائص خاصة بالإدارة باعتبار ها مرفق عام وصاحب سلطة، يتعين اختيار المصطلحات الخاصة و التعبير المطلوب حتى تكون الوثيقة المحررة مفهومة وواضحة من أجل تحقيق هدف الإدارة.

تعد وثائق إدارية جميع المراسلات والمحررات والمستندات التي تتعامل بها الإدارة فيما بينها وبين الجهات الأخرى كالأشخاص الاعتبارية أو الطبيعية.

ويمكن حصر هذه المحررات فيما يلي:
1- المراسلات: وتلجأ إليها الإدارة عندما تريد التعامل أو الاتصال أو المخاطبة (كالرسالة، والإعلان والمذكرة والبلاغ البرقية، والاستدعاء ........الخ

2- الوثائــــــق: تتعلق بأحداث الإدارية ونشاطها وهي تُعرف بوثائق السرد الإدارية (كالتقرير وعرض حال والمحضر)

3-النصـــــوص: وتعتبر وسيلة من وسائل تعتمد عليها الإدارة أثناء ممارسة نشاطها القانوني تجاه الأشخاص (كالمرسوم، القرار، المقرر............الخ)


الأســـــــــــــــــــلوب الإداري

Le style Administratif


يعتبر الأسلوب الإداري طريقة للتعبير كتابة بلغة سهلة ودقيقة ومميزة مستندة من نصوص منظمة للإدارة باعتبارها صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح للجمهور وعلى هذا الأساس يتميز الأسلوب الإداري بما يلي:

1- احترام النظام التسلسلي : Le respect de la hiérarchie

يقوم التنظيم الإداري على التسلسل في الوظائف والرتب
(رئـيس ـــــــــــــــــــ (Supérieur
(مرؤوس ــــــــــــــــــــ Subordonné )

وهنا يترجم في عملية التحرير من خلال الكتابات الإدارية بحيث نستطيع القول أن هناك لغة خاصة بالرئيس ولغة المرؤوس.
فالرئيس هو الذي :يأمر il ordonne
يلاحظ il constate
يطلب il demande

بينما المرؤوس: يرجو il prie
يقترح il propose يقدم عرض il rend compte

2-المسؤوليةLa responsabilité

يعتبر مبدأ المسؤولية من أهم الأسس بالنسبة للإدارة فالأعمال والمحررات الإدارية يقوم بها أشخاص لهم اختصاص في ذلك.
فاستعمال ضمير المتكلم المفرد (أنا ــــــ (Je مطلوب كما أن السلطات تستعمل ضمير الجمع (نحن ــــ Nous) للتعظيم في حالة تحرير العقود والوثائق ذات الأهمية كالشهادات.

3-الموضوعية: L'objectivité

إن الإدارة في خدمة الجمهور وتعمل لفائدة الصالح العام في حياد وموضوعية وهذا يلزم المحرر الإداري اجتناب كل التعابير العاطفية والتحكمية .
مثلا : يسرني ، يفرحني ، ""J'ai le plaisir
يؤسفني ،""J'ai le regret
يؤلمني ...

4-المجاملة:Courtoisie

باعتبار المحرر الإداري موضوعي ومسؤول يجب عليه أن يراعي شعور المواطنين وخاصة في طلباتهم اليومية، وهذا باستخدام عبارات من شأنها أن تبقى الآمال ولا تقطع صلة المواطن بالإدارة.

مثلا:" ليس بإمكاننا حاليا..."
" لقد أخذت علما بطلبكم وسوف لن يفوتني..."
" عندما تسمح الظروف..."

5-الدقة: Précision

يجب على المحرر الإداري أن يذكر بدقة جميع الوثائق الثابتة وبذالك يكون دقيقا في المعلومات التي يعطيها وأن يكون واضحا في المعنى والعرض الذي يريد الوصول إليه الفرد، لأن الإدارة تستعمل عبارات من القانون الإداري أو المالي أوالجبائي والتي يجب على المحرر الإداري معرفتها.

مثلا:"رسالتكم رقم..."، "..بتاريخ..." ، "...المتعلقة..."
بدلا من: " رسالتكم التي أرسلتموها في الشهرالمنصرم..."

6-الإيجـــــــاز:La Concision

يجب على المحرر الإداري أن يعبر عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك بتجنب التكرار والعبارات التي تفيد التأويل والتفسير فلا إضافة ولا حذف.

7-الحذر: La Prudence

يجب على الإداري أن يكون حذرا حتى لا يقع في الخطأ لأنه مجال للخطأ في الإدارة وهذا معناه الدقة في التعبير وهذا باستعمال لغة بسيطة وواضحة.

8-استعمال الضمير المجهول لإخفاء مصدر الخطأ:

"لوحظ لي..." "Ma été donné de constater…"
"أخبرت بكذا..." " "J'ai été saisi par...
"ألفت انتباهي..." "Mon attention a été attiré par…"
9-صيغ الخاتمة: Formule de conclusion

"في الخلاصة..." "En conclusion… "
"أخيرا..." "En fin…"
"في نهاية الأمر..." "En définitif (ve)…"
"وبالتالي..." "En conséquence…"
"وعليه..." "...َ"A cet effet
"أرجوكم..." "Je vous prie…"
"سأولي أهمية كبرى..." " Je donnerai la grande importance…"
"أروكم السهر..." "Je vous prie"
"تقبلوا..." ""Veuillez….


المراســـــــــــــــــلة الإدايــــــــــــــــــــــــــة:


تعتبر المراسلة طريقة للتخاطب والاتصال، وهي تحتل مكانة هامة في النشاط الإداري بحيث تمكن المصالح العمومية من الاتصال مع بعضها البعض مع الأفراد وباقي المؤسسات الأخرى وكما تساعدها على تبليغ قراراتها والإدلاء برأيها واستلام وثائقها.
تتم المراسلة عادة بواسطة الرسالة أو البرقية إلا أن هناك أشكال مبسطة للمراسلة كالمذكرة، وجدول الإرسال والإعلان....الخ

الرسالة الإدارية الشخصية أو ذات الطابع الشخصي:

ويقصد بها الرسالة الصادرة عن الإدارة وهي موجهة إلى أجهزة غير حكومية (أشخاص اعتبارية خاصة ـــ الشركات، الجمعيات........).
أو إلى أشخاص طبيعيين (الأفراد)(1).
وهي بدورها تخضع إلى عدد من قواعد التحرير الإداري المذكورة أدناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية، إلا أنها تختلف عن الرسالة الإدارية بين المصالح في بيانين هامين هما:

1-صيغة التسمية والنداء أو المخاطبة : Formule d'appel

يجب ذكر اسم ولقب المخاطبة بالرسالة وعنوانه تحت صفة المرسل في أسفل الوثيقة في الجزء الذي يقابل التوقيع فالنسبة للأفراد تكون صيغة المخاطب كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيــــدتي Madame
سادتي Messieurs

وبالنسبة لمسئولي المؤسسات والأجهزة غير الحكومية تكون صيغة
المخاطبة كما يلي:
سيدي المدير Monsieur le directeur
سيدي الرئيس Monsieur le président

2-صيغة المجاملة:

ننهي الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بعبارة تنفيذ التحية والاحترام والتقدير تعبيرا عن صلة الإدارة بالمواطنين لأنها في خدمتهم وتكون عبارة المجاملة مناسبة لصفة وجنس المخاطب
ويكون ذلك كما يلي:
أرجو أن تتقبلوا، سيدي تحياتي الخالصة
أرجوكم، سيدي المدير، أن تتفضلوا أسمى عبارات التقدير.
تقبلوا، سيدي تحياتنا.

(1)-المادة 26من المرسوم -88-131بتاريخ 04/07/88المنظم لعلاقة الإدارة بالمواطن تتحد الإدارة أي إجراء من شأنه أن يساعد قدر الإمكان على استعمال سبل البريد والهاتف في علاقتها بالمواطنين.


الرسالة الإدارية بين المصالح :

هي الرسالة المتبادلة بين مصلحتين عموميتين، أي تلك التي يوجهها رئيس مصلحة عامة إلى رئيس مصلحة عامة أخرى ومن دائرة مركزية إلى دائرة مركزية أو من دائرة مركزية إلى مصلحة خارجية .
ويتطلب هدا النوع من الرسائل تجسيد ما ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية مع مراعاة الشكل المطلوب للرسالة بذكر كل البيانات الواجب إظهارها في هذا الإطار كما أنها تحتوي على صيغة المجاملة لأنها بين رئيسي مصلحتين عموميتين.


الصيغ الإداريـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة:

Formules administratives


يلجأ المحرر الإداري إلى استعمال عدد من المفردات والعبارات والمصطلحات والصيغ الإدارية التي من شأنها تسهيل مهمة المحرر والقارئ معا لكونها تستجيب للضرورات الإدارية وتتسم بفروق تعبيرية دقيقة.
وهذا معناه أن لغة خاصة بالإدارة الأمر الذي يحتم على المحرر الإداري معرفتها والتعود على استعمالها مع مراعاة الدقة والوضوح والإيجاز حتى تكون محرراته مفهومة وواضحة وسنشير إلى بعض الأمثلة:

صيغ التقديم :

Formules d'introduction :


- ردا على رسالتكم.......................بتاريخ.............. .............
.........En réponse a votre lettre N°.......................du

.................................................. ...........J'ai l'honneur
- تبعا لمكالمتكم الهاتفية بتاريخ ............................................
......... Suite a votre communication téléphonique du

– خلال الزيارة التي قمتم بها لمصالحي بتاريخ ........................
Lors de la visite que vous avez effectue a mes services du…………………………………......

- طبقا للأمر رقم 06-03 بتاريخ 15يوليو 2006 المتضمن القانون الأساسي للوظيف العمومي يشرفني ......................................


Conformément a l'ordonnance n° 06-03 du 15 juillet 2006 portant statue de la fonction publique j'ai l'honneur…

بدون التذكير بالمرجع:


- يشرفني أن أخبركم .................................................. .


J'ai l'honneur de vous informer…………………………..


-يشرفني أن أحيل إليكم............................................. ...................


J'ai l'honneur de vous transmettre………………………..


- يشرفني أن أعرض عليكم............................................. ...........


J'ai l'honneur de vous exposer…………………………..



تقديم الرسائل بين المصالح :

هناك جملة من البيانات يجب إظهارها في هذه الرسالة وتجعل منها شكلا مميزا كما تساعد هذه البيانات على فهم السريع للرسالة.

1-الدمغةEn tête

هو ذلك البيان الذي يظهر في أعلى الصفحة بوضوح وبكامل الحروف والذي يشير إلى اسم الدولة والنظام الرسمي لها مثال:
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية.

2-الطابع: : Timbre

وهو يحتوي عادة على :

-اسم الوزارة

-اسم المديرية أو الولاية

-اسم المديرية أو القسم أو الدائرة أو البلدية

-اسم المديرية الفرعية أو المصلحة أو المكتب.


3-الرقم الترتيبي أو رقم التسجيل :
Référence du document


هو رقم التسجيل الوثيقة عند الإرسال مع إضافة اختزال بيانات التي تفيد أقرب الجهات الإدارية المصدرة للرسالة مع ذكر سنة الإصدار ويكون ذلك في سطر واحد يفيد مرجع الوثيقة .
مثال: رقم 101/م.م/م د/م ت.ب /07

4-المكان والتاريخ:
: Lieu et date


مكان وتاريخ إصدار الرسالة من الأمور الهامة في النشاط الإداري ومن أهم العناصر الأساسية التي تعطي للرسالة الصفة الرسمية وتبين تاريخ سريان مفعولها وحساب الآجال القانونية المتعلقة بالآثار القانونية التي يمكن أن تترتب عن ذالك.
ويجب كتابة ذلك بكل وضوح وفي عبارة واحدة
مثال: البيض في 02 نوفمبر 2008

5- صفـــة المرسل إليـــه: E xp- Dest

لا تشتمل الرسالة الإدارية بين المصالح عل صيغــة التسميـــة بل ذكر صفة من المرسل والمرسل إليه ( الاسم الوظيفي أو الرتبـــة).
وفي بعض الأحيان الجهة المختصة فعلا في ذكر الموضوع كما يمكن إضافة بيان يفيد الواسطــة ( تحت إشراف s/couvert )
مثـــال: رئيس المجلس الشعبــي البلدي
إلى
السيد والي الولاية
تحت إشراف
السيد رئيس الدائرة.

6- الموضوع: Objet

نشير في هذا البيان في عبارة أو جملة وجيزة ومفيدة المسألـــة المطروحة في الرسالــة على شكل عنوان يفيد المعنى العام للرسالة المحررة.

7- المرجـــع: Référence

يكون هذا البيان مباشرة تحت الموضوع للتذكير بالوثائق السابقـــة التي يرجع إليها في الرسالة المطروحة أي ما يستند عليه في ذلك.
مثـــال: منشور رقم 1005 بتاريخ 20/09/2008 المتعلق بـ...

8- الأوراق المرفقـــة: Pièces –Jointes:

نشير في هذا البيان إلى الوثائق والمستندات التي ترفق بالرسالة مع ذكر طبيعتها وعددها.

9- تصميم الرسالـــة: Le corps de la lettre:

وهو عرض الموضوع في شكل نص تحتوي على فقرات منتظمة ومنسجمة أين يتم تفصيل الموضوع وتحليله مع مراعاة ما تم ذكره في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية وهو يحتوي على مقدمة وعرض وخاتمة في شكل نص منسجم ومتكامل بحيث يكون هناك مدخل للموضوع بصفة وجيزة مع ربطها بالعرض لفصل المسألة المطروحة مع مراعاة التوازن بين مختلف أجزاء هذا العرض وحسب الأهمية والترتيب المنطقي للأفكار مع دخول إلى الخاتمة في شكل وجيز يفيد النتائج أو الإجراءات المقترحــة.

10- التوقيـــــع: Signature

يفيد التوقيع عنصر السلطة والاختصاص معا، وهو الذي يضفي الصفة الرسمية على الرسالــة أو الوثيقــة الإدارية، ويحمل المسؤولية للموظف صاحب الوثيقة كما يؤكد التوقيع صحة الوثيقة المكتوبــة وصدقها.
لا يوقع الرسالة الإدارية إلا الموظف الذي له اختصاص في ذلك أو الذي يتلقى تفويضا أو أمرا بذلك وهذا ما يجب إظهاره في بيانات التوقيع.
ويحتوي التوقيع على بيانات خاصة حتى يكون صحيحا
- صفــة المسؤول.
- صيغــة التفويض، التفويض – بأمر – نيابة عن...
- الإمضاء.
- الاسم واللقب.
- ختم الإدارة.

http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/683.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)



أنواع الرسائــــل الإداريـة


تختلف الرسائل الإدارية بين المصالح باختلاف المواضيع التي تدخل في نشاط الإدارة ويمكن ذكر أهمها كما يلي:

- رسالة التعليمـــات Lettre D'instruction
- رسالة الإعــــلام Lettre D'information
- رسالــة الإجابــة Lettre de la réponse
- رسالــة التذكيــر Lettre de Rappel
- رسالـــة الاقتراح Lettre de proposition
- رسالــــة الإحالة Lettre de transmission
- رسالة الإفادة بالاستلام Lettre D'accuse de Réception
- الرسالة الاستشاريــة Lettre de consultation

هذه الرسائل شائعة الاستعمال لا تختلف من حيث الشكل ولا من حيث البيانات، الواجب إظهارها كما يجب أن تتبع فيها كل ما ذكرناه في الأسلوب الإداري والصيغ الإدارية.


وثائــــق السرد الإداريــــــــة


هناك جملة من الوثائق الإدارية تحددها الإدارة لها علاقة بنشاطها كأن تسجل كل الأحداث والوقائع التي تحدث في هذه الوثائق المسماة.

* المحضــــر P . V : Procès Verbal
* التقريـــــر Rapport
* عـرض حــال Compte-rendu

1- المحضـــر: هو وثيقة إدارية تسرد فيها الأحداث والوثائق من عون مكلف أو محلف أو مؤهل أو مختص لذكر وقائع اجتماع معين وهو يمتاز بالقوة في الثبات.

2- التقريــــر: هو وثيقة إدارية تمكن المرؤوس من تقديم عرض للرئيس عن قضية معينة بكامل التفاصيل مع تقديم الاقتراحات بغية الحصول على الموافقة أو اتخاذ التدابير.
3- عرض حــال: هو وثيقة إدارية ينقل فيها المرؤوس وقائع ما قصد لترك أثر مكتوب، ولا يشتمل على اقتراحات كالتقرير، الغرض منه اطلاع المسؤول عن الحادث أو الواقعــة.



المحضــــــــــر


تعريــف: المحضر هو سرد كتابي يقوم به المحرر، مما رآه أو سمعه، أو أحس به أثناء قيامه بواجبه بكل موضوعية.
محرر المحضر شخص ذو صلاحيات، أو وظيفة محددة مثل: دركي أو شرطي، أو قاضي التحقيق أو مدير ذو مؤسسة ما.
للمحضر قيمة قانونية، ولهذا لابد أن يحمل توقيعا محددا، وهذا ينطبق على جميع الأشخاص ومنهم الشهود والخصوم.

أنــواع المحاضــر: ثمة نوعان رئيسيان من المحاضر:
1. المحاضر المتعلقة بالشؤون الخاصة، مثل: محضر مباحثات أو مداولات مجلس الإدارة، محضر جمعية عامة للمساهمين، محضر التحكيم بين مؤسستين، ومحضر الإجراءات التأديبية ... الخ.
2. المحاضر المتعلقة بالشؤون العمومية، مثل: ضبط مخالفة لقانون ما، محضر التحقيق والذي يشرف على تحريره قاضي التحقيق.

شروط تحرير المحضــــر:
على محرر المحاضر أن يحرص على تحقيق الشروط الآتية في أي محضر يحرره:
· سرد تفاصيل الحدث كما وقعت ..../....
· الالتزام بأقصى قدر من الموضوعية والتمحيص.
· تحري أكبر درجة من الدقة في استعمال الألفاظ والمصطلحات وتركيب العبارات.
· نقل الحدث بأمانة وعدل ونزاهة (توخي الموضوعيــة).

منقوووووووووووووول

ghott7
07-05-2009, 01:10
ماذج من وثائق السرد الإداريــــة


· الرسالــة الإداريــة

· محضر الاجتمــــاع

· التقريـــــــــر

· عــرض حـــــال

· المذكـــــــــرة

· الاستـــــــدعاء

· جـدول الإرســــال



http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 604x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/684.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/685.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/686.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/687.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/688.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/689.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 618x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/690.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)


http://hrdiscussion.com/undefined/images/statusicon/wol_error.gifهذه الصورة تم تصغيرها تلقائيا . إضغط على هذا الشريط هنا لعرض الصورة بكامل حجمها . أبعاد الصورة الأصلية 704x1050 .http://www.hrdiscussion.com/imgcache/691.imgcache (http://%5burl%5dhttp//up1.m5zn.com)



الخاتمـــــــــــــــة:

أدعو إخواني و أخواتي إلى المزيد من الاطلاع والتحصيل، كونوا صادقين وأوفياء لربكم ووطنكم في سبيل تقديم الأفضل لمستقبلكم ولمستقبل بلدكم، احترموا غيركم واجتهدوا وحسنوا مستواكم لتعززوا مناصبكم واعلموا أن في الدنيا تسابق والفائز فيها قوي الصبر والإيمـــــان.

الأستـاذ فلــوس نور الديـــن





المراجــــــــــــــــــع


1- مذكرات ودروس في التحرير الإداري
المعهد الوطني المتخصص في التسيير بشار 1992 – 1995.

2- المراسلة العامة
للأستاذ: بدر الدين بن تريدي – دار المعرفة 1998 -

3- المراسلة التجارية
الاتصال الداخلي والخارجي للمؤسسات
للأستاذة سميرة حازورلي – دار الهدى 1993 -

4- الدليل العلمي لحقوق المواطن
اتجاه الإدارة
للأستاذ بوكحيل بوجمعة – دار الهدى 2001 –

5- مرسوم رقم 81-157 المؤرخ في 18/07/1981
المحدد لعلاقة الإدارة بالمواطن.

6- دستور 28 نوفمبر 1996
دار النجاح للكتاب – الجزائر –

7- قاموس قانوني " فرنسي عربي "
للأستاذ عبد القادر الحاج – 1975 SNED -

8- معجم الجيب
للأستاذ داري ناصر
مصطلحات المالية والتسيير " فرنسي عربي "
- دار الهدى 1990 –

9- المرشد العلمي في الإنشاء الإداري
للأستاذ عبد الغني بن منصور – 1982 SNED -




اعداد الأستـــاذ فلوس نورالديـــــــــــــن
أأرجو الاستفادة من هذا الموجز من المذكرة

ماموني
07-05-2009, 02:27
مشششششششششششششششششكور سيــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ـــــدي

طبيعة
11-05-2009, 12:10
شكرا جزيلا سيدي على هده المعلومات القيمة و نرجوا المزيد بتوضيح لنا عمل كاتبة مديرية بالضبط و جزاكم الله خير.

fellous_n
26-09-2009, 14:58
تقديم الاختصاص


كاتب (ة) مديرية مستوى تقني سامي


1/ معطيات عامة في الاختصاص:

- شعبة مهنية: تقنيات الادارة والتسيير.
- تسمية التخصص: كاتب (ة) مديرية مستوى تقني سامي.

وصف التخصص:

كاتب (ة) مديرية تقني سامي اطار معد ليضمن ويربط بين المديرية العامة وكافة المصالح المختلفة.
نشر وتوزيع التعليمات الداخلية
جمع وتحصيل كل المعلومات الضرورية وفق توجيهات كافة المصالح.
يضمن (ة) السير الفعلي لكافة العلاقات بين المديرية والمصالح الداخلية والمنظمات الخارجية.
يمارس (ة) كل أعمال السكريتارية في الوثائق المحفوظة وهو (ي) مسؤول (ة) عنها.

2/ المهام الأساسيــــــــــــــــــــة:

1- الاستقبال والتوجيه.
2- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية للمدير والمتابعة.
3- مسك مخطط مواعيد الاستقبالات والجلسات الخاصة بالمدير وتدوينها في مذكرته (ها).
4- توزيع وفرز البريد الداخلي والخارجي، الصادرات والواردات.
5- دراسة الملفات التي تسلم له (ها) واستخلاص النتائج المحصلة.
6- ترتيب الوثائق والمستندات وحفظها.
7- تحضير المستندات والوثائق للحفظ في الأرشيف.
8- تنظيم وتنفيذ اجراءات المهمات وتنقلات الاأعمال.
9- تنظيم وتحضير الجلسات واللقاءات الخاصة بالعمل جمعية عامة، اجتماعات، مجالس الادارة ...الخ.
10- يستطيع أن يؤطر موظف في الأمانة ويكونه في مناهج الادارة وتقنيات التسيير.
11- له أن يوكل اليه (ها) في مؤسسة صغيرة أو متوسطة مسؤولية المصالح العامة أو تسيير الموارد البشرية أو جانب من المحاسبة.
12- يضمن سيرورة سير الاعلام مع المتعاملين الداخليين والخارجيين للمنظمة ( مؤسسة، شركة، ديوان هيئة ... الخ ).

3/ التكويـــــــــــــــــــــــــن:

شروط القبـول: المستوى الدراسي: السنة ثالثة ثانوي كل الشعب.
مدة التكويــــن: 30 شهر ب 06 أشهر في الوسط المهني أو الوظيفي ( تطبيقي ).
مستوى التأهيل: * الخامس (05) تقني سامي (TS).
* الشهادة Diplome براءة تقني سامي في التخصص.


يتبـــــــــــــــــــــــع ...

nadia13
05-10-2009, 16:07
السلم عليكم
انا عضو جديد في هاذا النادي
من فضلكم احتاج الى موضوع في تقني سامي في السكريتارية مكتبية
شكرا جزيل:)

rarkou
05-10-2009, 16:38
و عليك السلام الأخت الكريمة
مرحبا بك معنا
أنت طلبت موضوع في تقني سامي سكرتارية
لكن لم تححدي ما هو الموضوع
دمت متألقة معنا

tuhami_tayeb
31-10-2009, 13:13
merci boukou

سلسبيل الدعوة
31-10-2009, 13:47
مشاركة قيّمة أفادتني كثيرا بارك الله فيك

aminarihame
12-04-2010, 21:45
شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك

وهاب تام
03-05-2010, 14:52
أبحث عن كتب موجزة تتعلق بمفهوم السكريتارية وجميع عناصرها ، وجزاكم الله كل خير

douride
11-05-2010, 16:59
merci beaucoup

ماموني
11-05-2010, 17:31
شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية . موفق بإذن الله ... لك مني أجمل تحية .

ماموني
11-05-2010, 18:04
شـكــ وبارك الله فيك ـــرا لك ... لك مني أجمل تحية . موفق بإذن الله ... لك مني أجمل تحية .

hafida_80
02-06-2010, 19:23
شكرا اخي علىالمعلومات القيمة .اريد معلومات خاصة بتكوين المقتصدين

الآولفي
29-09-2010, 22:22
جزاك الله خيرا...وشكرا على المجهود...

yasmine88
08-10-2010, 15:32
بارك الله فيك
و جزاك الله كل الخير على الموضوع الاكثر من الرائع

بلقاسم كوثر
08-11-2010, 08:51
:confused:ارجوا منكم مساعدتي في انجاز مدكرة تخصص تقني سامي كاتبة مديرية ...والموضوع الذي اخترته *فن التعامل مع ضغوط العمل*

بلقاسم كوثر
08-11-2010, 08:54
ارجوا منكم مساعدتي في انجاز مدكرة تخصص تقني سامي كاتبة مديرية ...والموضوع الذي اخترته *فن التعامل مع ضغوط العمل*

بلقاسم كوثر
08-11-2010, 09:50
المفاهيم و المهارات الحديثة لادارة الوقت و مواجهة ضغوط العمل...تقني سامي كاتبة مديرية"

بلقاسم كوثر
08-11-2010, 09:53
المفاهيم و المهارات الحديثة لادارة الوقت و مواجهة ضغوط العمل...."تقني سامي كاتبة مديرية"

الآولفي
12-11-2010, 20:50
جزاك الله خيرا أخي....فقط لو تكون هناك إمكانية نسخ الموضوع.

noureddine63
12-11-2010, 21:27
http://www.stocksvip.net/p/af/(24).gif

http://www.stocksvip.net/p/ps/(42).gif

http://www.stocksvip.net/p/ps/(40).gif


http://www.stocksvip.net/p/ap/(14).gif

http://www.stocksvip.net/p/af/(32).gif

http://www.stocksvip.net/p/ap/(16).gif
فقط لو تكون هناك مرفق

مخالدي اسيا
09-01-2011, 14:56
ارجو ان توضح لي الطريقة العملية في المذكرة

dahem said
20-01-2011, 13:46
تقديم الاختصاص


كاتب (ة) مديرية مستوى تقني سامي


1/ معطيات عامة في الاختصاص:

- شعبة مهنية: تقنيات الادارة والتسيير.
- تسمية التخصص: كاتب (ة) مديرية مستوى تقني سامي.

وصف التخصص:

كاتب (ة) مديرية تقني سامي اطار معد ليضمن ويربط بين المديرية العامة وكافة المصالح المختلفة.
نشر وتوزيع التعليمات الداخلية
جمع وتحصيل كل المعلومات الضرورية وفق توجيهات كافة المصالح.
يضمن (ة) السير الفعلي لكافة العلاقات بين المديرية والمصالح الداخلية والمنظمات الخارجية.
يمارس (ة) كل أعمال السكريتارية في الوثائق المحفوظة وهو (ي) مسؤول (ة) عنها.

2/ المهام الأساسيــــــــــــــــــــة:

1- الاستقبال والتوجيه.
2- استقبال وتحويل المكالمات الهاتفية للمدير والمتابعة.
3- مسك مخطط مواعيد الاستقبالات والجلسات الخاصة بالمدير وتدوينها في مذكرته (ها).
4- توزيع وفرز البريد الداخلي والخارجي، الصادرات والواردات.
5- دراسة الملفات التي تسلم له (ها) واستخلاص النتائج المحصلة.
6- ترتيب الوثائق والمستندات وحفظها.
7- تحضير المستندات والوثائق للحفظ في الأرشيف.
8- تنظيم وتنفيذ اجراءات المهمات وتنقلات الاأعمال.
9- تنظيم وتحضير الجلسات واللقاءات الخاصة بالعمل جمعية عامة، اجتماعات، مجالس الادارة ...الخ.
10- يستطيع أن يؤطر موظف في الأمانة ويكونه في مناهج الادارة وتقنيات التسيير.
11- له أن يوكل اليه (ها) في مؤسسة صغيرة أو متوسطة مسؤولية المصالح العامة أو تسيير الموارد البشرية أو جانب من المحاسبة.
12- يضمن سيرورة سير الاعلام مع المتعاملين الداخليين والخارجيين للمنظمة ( مؤسسة، شركة، ديوان هيئة ... الخ ).

3/ التكويـــــــــــــــــــــــــن:

شروط القبـول: المستوى الدراسي: السنة ثالثة ثانوي كل الشعب.
مدة التكويــــن: 30 شهر ب 06 أشهر في الوسط المهني أو الوظيفي ( تطبيقي ).
مستوى التأهيل: * الخامس (05) تقني سامي (ts).
* الشهادة diplome براءة تقني سامي في التخصص.


يتبـــــــــــــــــــــــع ...
شكرا لك اخي عن هذه المعلومات القيمة

ziani
24-01-2011, 08:45
Merci beaucoup de votre collaboration

ziani
24-01-2011, 09:01
Merci beaucoup de votre collaboration

moussa3sss
01-02-2011, 18:43
شكرا للأستاذ على هذه المعلومات القيمة
جعلها الله في ميزان حسناتك

t_djamel
02-02-2011, 07:04
السلام عليكم
بارك الله فيكم على المعلومات لكن لا يمكنني تحميل صور الرسائل

miasara
02-06-2012, 11:35
السلام عليكم أنا عضوة قديمة جديدية
أتمنى أن تعطونا الدروس التي يتم أخذها في تخصص سكرتارية المديرية تقني في أقرب وقت من فضلكم

ماموني
30-06-2012, 19:11
بالتوفيق للجميع

nanousmail
29-10-2012, 11:47
مشككككككككككككككككككككورررررررررررررررررررررررررري ن

noureddine63
30-10-2012, 03:31
http://www.samysoft.net/fmm/fimnew/slambasmla/464564.gif (http://www.samygames.com/)

http://www.samysoft.net/fmm/fimnew/shokr/4/fgsgsdg.gif (http://www.samygames.com/)

mouj mimi
26-11-2012, 18:16
baraka allah fi a5i el karim hada bi dabet ma tanawelneh atna adiras w ana el an ndares cecritara tamhin w hada wech n9ari fih ou machkour mara ou5ra

بلال زكري
21-07-2013, 14:44
اريد مذكرات تخرج تقني سامي سكريتارية

صفاء أحمد
01-08-2013, 14:17
تمهيد :
يؤدي السكرتير مجموعة من الأعمال المكتبية المهمة التي تؤدي إلى سرعة وسهولة إنجاز المؤسسة لأنشطتها المختلفة، وكذلك سهولة اتصالها بزبائنها ومختلف المؤسسات التي لها علاقة مباشرة بأداء المؤسسة، وتتضمن هذه الأعمال المكتبية مثلاً معالجة البريد الصادر والوارد وتنظيم المواعيد واستقبال الزوار وتحرير الوثائق الإدارية وغيرها.
ويعتبر تحرير الوثائق الإدارية من أهم الأعمال المكتبية التي تزداد أهميتها بتزايد المهام الموكلة إلى المؤسسة، وكذلك كثرة تعاملاتها مع المحيط الخارجي.
وسنتطرق في هذا الفصل إلى ثلاثة مباحث :
• المبحث الأول: مفهوم التحرير الإداري.
• المبحث الثاني: مفهوم الوثائق الإداري.
• المبحث الثالث: أنواع ووظائف الوثائق الإداري وعلاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية.







المبحث الأول : مفهوم التحرير الإداري
يتميز الأسلوب الإداري عن بقية الأساليب الأخرى بأنه يجب التقيد بقواعد محددة عند القيام بالتحرير الإداري لكي يؤدي دوره على أكمل وجه.
المطلب الأول : تعريف التحرير الإداري
لقد تعددت تعاريف التحرير الإداري بتعدد أراء الكتاب والباحثين في مجال الإدارة، ومن بين هذه التعاريف ما يلي :
التعريف الأول : "التحرير الإداري هو مجموعة الوثائق التي تحررها الإدارة بواسطة موظفيها، وتستعملها كوسيلة اتصال بغيرها من المصالح الإدارية وللقيام بعملياتها المختلفة بغية الوصول إلى الهدف المسطر لها".( )
التعريف الثاني: "التحرير الإداري هو عملية الكتابة للوثائق والمراسلات والنصوص والتعليمات وفق صيغة إدارية ورسمية باستخدام أسلوب فني متميز".( )
ومن خلال التعريفين السابقين نستخلص أن: "التحرير الإداري هو كتابة الوثائق الإدارية المختلفة بأسلوب متميز، وذلك قصد استعمالها كوسيلة اتصال المؤسسة مع موظفيها وزبائنها".
المطلب الثاني : أهمية التحرير الإداري
يحتل التحرير الاداري أهمية كبيرة بالمؤسسات بمختلف أحجامها وأنواعها وطبيعة نشاطاتها وذلك بسبب الفوائد التي تحصل عليها هذه المؤسسات عند قيامها بالتحرير الإداري، وتتمثل أهمية التحرير الإداري فيما يلي :
1. التوثيق والإثبات :
تتمثل أهمية توثيق الوثائق الإدارية في الدور الذي تلعبه في توثيقها لمراحل العمل ويصبح لها شرعية خاصة عندما تعتمد كدليل إثبات لحسم أي خلاف بالرجوع إليها، أما أهمية الإثبات في الوثائق الإدارية تبرز من خلال الوثائق الإدارية الرسمية الجارية مثل: المستندات التي تحمى حقوق الملكية والعقود والإجازات والأوراق القانونية وغيرها، وكثيرا ما يتوقف اكتساب أو ضياع حق من الحقوق الخاصة بالأفراد أو الهيئات على وجود مستند رسمي أي وثيقة إدارية إثباتية وتوثيقية للوثائق الإدارية الجارية.
2. اتخاذ القرارات الإدارية :
تساعد الوثائق الإدارية المسؤولين في اتخاذ القرارات الإدارية وذلك لما تحويه هذه الوثائق من المعلومات الهامة التي تتعلق بعملية اتخاذ القرار.( )
3. الاتصال :
تؤدي الوثائق الإدارية إلى إيصال معلومات معينة من أي عضو في الهيكل التنظيمي إلى عضو آخر بقصد إحداث تغيير ما، وبالتالي نجد أنه لا يوجد تنظيم أو إدارة لا تعتمد على الوثائق الإدارية في عملية الاتصال لأنها وسيلة ضروري لإيصال المعلومات التي ستبني عليها القرارات داخل الإدارة.( )
المطلب الثالث : خصائص التحرير الإداري
يعتبر التحرير الإداري طريقة للتعبير لأنه يعتمد على الكتابة بلغة سهلة ودقيقة ومميزة ومستندة على نصوص منظمة للإدارة باعتبارها صاحبة سلطة وتعمل لتحقيق مصالح للجمهور، وعلى هذا الأساس يتميز التحرير الإداري بخصائص يجب احترامها، وهذه الخصائص هي جزء من مجموعة الضوابط الإدارية التي تحكم التنظيم الإداري وتحدد العلاقة بين الرئيس والمرؤوسين، وتتمثل هذه الخصائص فيما يلي :
أولاً : الخصائص النوعية للتحرير الإداري: وتتمثل فيما يلي :
1. احترام التسلسل الإداري:
يقوم التنظيم داخل الإدارة على أساس التسلسل أي التدرج أو السلم الإداري الذي يتخذ شكل هرم يتجزأ إلى عدة أجزاء من الأعلى إلى الأسفل وفقا للقاعدة القانونية (الأعلى يسود الأدنى).( )
واحترام التسلسل الإداري ينتج عنه الانضباط وبدونه تعم الفوضى المطلقة في المصالح الإدارية، وتعبر الكتابات الإدارية باستمرار عن هذا الاحترام بواسطة تعابير ومفردات خاصة.( )
2. روح المسؤولية والحذر:
إن مبدأ المسؤولية هو أساس التحرير الإداري ويقصد به اتخاذ القرار مع تحمل نتائجه والأصل أن رئيس المؤسسة أو مديرها هو المسؤول الأول على التنفيذ السليم للمهام التي أسندت إليه في إطار نشاط مؤسسته طبقا للقاعدة (حيث تكون السلطة تكون المسؤولية).( )
وأما الحذر فهو الحيطة والتحفظ عند القيام بالتحرير الإداري، حيث يجب أن تتصف التعابير الإدارية دائما بالحذر لأن التسرع في اتخاذ القرارات والوقوع في الأخطاء قد يؤديان إلى تأويل الإجراءات وسوء الفهم وربما إلى التصادم والطعن القضائي فيها.( )
3. واجب المحافظة على سر المهنة :
تدخل هده الخاصية ضمن دراسة واجبات الموظف إلاّ أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة، إذ يجب على الموظف رئيسا كان أو مرؤوسا أن يحافظ على سر المهنة فلا يفشي أسرار المهنة أو يطلع الغير خارج ضروريات مصلحته على أي عمل أو شيء مكتوب أو خبر يعرفه على شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري، كما يمنع عليه إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من الرئيس الإداري.( )
ثانيًا : الخصائص المادية للتحرير الإداري: وتتمثل فيما يلي :
1. الموضوعية: ويقصد بها اعتماد أسلوب مجرد في التعبير والكتابة ويستند إلى أحداث حقيقية بعيدا عن الذاتية والانحياز والتوتر والانفعال والمبالغة في عرض الوقائع، لان الإدارة مرفق عمومي مهمتها خدمة الصالح العام لا المصالح الخاصة.( )
2. الوضوح والبساطة: حين يقوم المحرر بكتابة مراسلة إدارية ما يجب أن يضع أمام عينيه الأشخاص المخاطبين بها والذين يختلفون في مستوى إدراك مضمون ما كتب، وعليه أن يترجم أفكاره ويعبر عنها ببساطة ودون غموض وتجنب الكتابة على ضوء الكلام أي لا نكتب كما نتكلم وذلك حتى يفهم المخاطبون محتواها فهما جيدا وحتى إن أجبرنا على استعمال مصطلحات قانونية أو فنية يجب اختيار الكلمات الأكثر بساطة والجاري العمل بها وفقا للقاعدة "خاطبو الناس على قدر عقولهم"، كما يجب أن تكون الكلمات المستعملة مقنعة وذات استمالة، وهذه الأدوات ينبغي أن تكيف على حسب الوضع الذي تتصل به وعلى حسب المكانة الاقتصادية والاجتماعية للشخص المتلقي، ولابد من مراعاة حسن استعمال القواعد المضبوطة الخاصة بتقديم البلاغ فهي تساهم إلى حد بعيد في جعله مقنعًا، ولتسهيل فهم الرسالة ينبغي الاهتمام بجانب الشكل والعرض مثل نوعية الكتابة من حيث وضوحها ومراعاتها لقواعد الصرف والنحو والبلاغة والإملاء وقواعد الترقيم.( )
كما يجب التعبير الجيد عن الآراء والأفكار المراد نقلها بشكل واضح وبطريقة مختصرة، مع الاعتماد على أسلوب الكتابة الواضح حتى يستطيع المستلم أن يفهم الموضوع بسهولة وتبعث في نفسه الارتياح وتحمل بين سطورها أساليب الإقناع والتي تؤدي إلى الاستمرار في قراءتها.( )
3. الإيجاز والدقة: يقصد بالإيجاز فن التعبير عن فكرة معينة بأقل ألفاظ ممكنة وذلك دون تطويل ممل ولا تقصير مخل، وعليه يجب استعمال جمل قصيرة قدر الإمكان على أن تكون كاملة ودالة هذا من جانب ومن جانب آخر يجب أن تكون الكتابة معبرة بحيث لا تتضمن المراسلة ألفاظًا يمكن أن تفهم منها عدة معاني وموجهة لمفاهيم مختلفة، كما يجب تحاشي التكرار وتجنب الإطناب والحشو لأنها من الصفات المرفوضة في التحرير الإداري، لذلك ينبغي أن يسوغ كل معنى وجوده فيها فالإيجاز إذا هو الصفة التي يجب أن يلتزم بها المحرر لكن الإيجاز المطلوب لا ينبغي أن يصل إلى حد الإخلال بالمعنى.( )
4. المجاملة: تعتبر المجاملة كخاصية من خصائص التحرير الإداري وشكلا من أشكال الاحترام ونجدها بكثرة في احترام السلم الإداري، وهي مفهومان :( )
- مفهوم عام وواسع: وذلك حين ترتبط المجاملة بالمراسلة ككل، ومثالها في المراسلات الإدارية المصلحية.
- مفهوم ضيق: وذلك حين ترتبط المجاملة بصيغة الخاتمة التي يطلق عليها العبارة الأخلاقية أو عبارة الاحترام أو اللباقة أو اللطافة، ومثالها في المراسلات الإدارية ذات الطابع الشخصي.
ومهما كانت طبيعة المراسلة فيجب استعمال كلمات لطيفة ومهذبة حتى تترك الأثر الطيب لدى المخاطب بها.( )



المبحث الثاني : مفهوم الوثائق الإدارية
تعتبر الوثائق شاهدًا موثوقًا به على مدى اتساع حضارة الإنسان، حيث نستطيع من خلالها معرفة حياتنا من كل جوانبها، وتعتبر الوثائق الإدارية من أهم الوسائل التي تساعد المؤسسات على تحقيق أهدافها، لذا وجب علينا الحفاظ عليها من كل ضرر أو تلف.
المطلب الأول : تعريف الوثائق الإدارية
تعتبر الوثائق الإدارية من أهم أساسيات العمل الإداري السليم، ولذلك ظهرت عدة تعاريف للوثائق الإدارية منها ما يلي :
التعريف الأول :
"الوثائق الإدارية هي الوثائق التي يبعث بها موظف في إدارة أو شركة أو تبعث بها إدارة إلى جهة أخرى لأمور تخص العمل، حيث يطلب فيها مرسلها أمرا أو يرد على طلب أو يستفسر عن قضية".( )
التعريف الثاني :
"الوثائق الإدارية هي مختلف المحررات الكتابية التي يتم تداولها بين الإدارات المختلفة للمنظمة الواحدة، أو تلك التي تتلقاها المنظمة من العملاء والموردين والمنظمات الحكومية المختلفة".( )
التعريف الثالث :
"الوثائق الإدارية هي وعاء حامل للمعلومات أيا كان شكلها ونوعها بدءا من الوعاء الورقي حتى الوعاء الإلكتروني، حيث يشمل جميع أنواع الوثائق الإدارية المقروءة مثل القرارات أو المراسلات، أو الوثائق الإدارية المسموعة مثل التسجيلات الصوتية أو المجسمة أو الإلكترونية".( )


التعريف الرابع:
"الوثائق الإدارية هي عبارة عن محررات كتابية يتم فيه قضاء مصلحة معينة، سواء كانت هذه المصلحة داخلية أو خارجية أو شخصية أو عامة، وهي إحدى أشكال الاتصالات الرسمية والوسيلة الرئيسة للتواصل في مجال العمل، وحتى التفاعلات والاتفاقات التي يتم تبادلها شخصيا أو عبر الهاتف فإنها في الغالب تحول إلى مذكرات مكتوبة لتتخذ طابع النفاذ والرسمية". ( )
ومن خلال التعريفات السابقة نستخلص أن: "الوثائق الإدارية هي عبارة على وعاء لحفظ وتسجيل المعلومات بشكل دائم".

المطلب الثاني : شروط تحرير الوثائق الإدارية
لتحرير الوثائق الإدارية بشكل صحيح يجب التقيد بشروط تحرير الوثائق الإدارية، وتنقسم هذه الشروط إلى شروط موضوعية وشروط شكلية.
أولاً : الشروط الموضوعية : وتتمثل فيما يلي :( )
1- مهارة استخدام اللغة : كلما كان رصيد كاتب الوثائق الإدارية في اللغة التي يكتب بها غنيًا وواسعًا بحيث يمده باللفظ المناسب في الوقت المناسب ثم يمده بألفاظ متعددة مترادفة للمعنى الواحد كانت وثيقته ذات بلاغة أكبر وكان ذلك عاملاً مساعدًا في وضوح موضوع الوثيقة الإدارية، والوثيقة الإدارية الناجحة الجيدة هي تلك التي يبتعد كاتبها عن استعمال اللفظ الغريب، فتكون رسالته مكتوبة من الألفاظ التي يفهمها جميع من يقرأها، كما أن ثروة الكاتب اللغوية تمكنه من اختيار الكلمات المناسبة للأغراض المختلفة ولكن بشرط أن تكون ألفاظًا مألوفة ومفهومة لدى أكبر عدد ممكن من القراء.

2- إلمام كاتب الوثيقة الإدارية بموضوعها : إن موضوع الوثيقة الإدارية هو الجزء الرئيسي فيها لأنه الجزء الذي كتبت من أجله الوثيقة الإدارية، فعلى كاتبها أن يرجع إلى ملفات هذا الموضوع وإلى المكاتبات السابقة التي دارت حوله وإلى الآراء التي قيلت فيه أو أن يستشير رئيسه المباشر أو من له علاقة أكثر بالموضوع الذي يبحث عنه، وكل ذلك بقصد إلمامه بجوانب الموضوع لتكون كتابته فيه واضحة ودقيقة، حيث لا يستطيع أحد أن يكتب وثيقة إدارية إلا إذا كان فاهمًا لموضوعها فهمًا تامًا، فلو طلب من السكرتير أن يكتب وثيقة إدارية بخصوص تعيين أحد الموظفين في المكتب الذي يعمل فيه فلن يستطيع أن يكتب ذلك بوضوح إلاّ إذا أحاط بجميع جوانب الموضوع، وذلك بالرجوع إلى الملفات الخاصة بالتعيين أو بالرجوع إلى رئيسه للوقوف على رأيه وتوجيهاته في ذلك.
3- الخبرة العملية في التعامل التجاري والإلمام بالأنظمة والتعليمات والقوانين:
إن لكل منظمة حكومية أو تجارية أنظمة وقوانين وتعليمات تسير في العمل بموجبها، كما أن هناك أنظمة وقوانين عامة تتبعها كل المؤسسات التجارية مثل القوانين والأنظمة التي تصدر عن وزارة الصناعة والتجارة أو عن دائرة الجمارك، ويشترط في السكرتير الذي يكتب أي وثيقة إدارية ما أن يكون ملما بهذه القوانين والأنظمة التي لها علاقة بالموضوع الذي يكتب فيه وذلك حتى لا تتعارض الوثيقة الإدارية التي يكتبها في مضمونها أو روحها مع هذه القوانين والأنظمة وتحرر هذه الوثيقة الإدارية كاملة لا نقص فيها وبذلك يعفي نفسه ويعفي غيره من الدخول في مكاتبات أخرى لا مبرر لها، ومن هنا فأن الموظف الذي يتمتع بخبرات في التعامل التجاري أو في مجال يمارسه يستطيع أن يكتب وثيقة إدارية ناجحة تحقق الهدف الذي أعدت من أجله.
ثانيًا : الشروط الشكلية في الرسالة: وتتمثل فيما يلي :( )
1- نوع ولون وحجم (المساحة) الورق: أن اختيار الورق المناسب من حيث اللون والنوع والمساحة يعطي الوثيقة الإدارية مظهرًا جذابًا مريحًا، حيث أن لمظهر الوثيقة الإدارية أهمية خاصة باعتباره يعطي أول انطباع عن هذه الوثيقة للقارئ، وحيث اللون يعد الورق الأبيض هو اللون الشائع وذلك لأنه يحافظ على لونه من جهة وتظهر عليه الكتابة بوضوح من جهة أخرى ولأننا في العادة نكتب باللون الأسود أو الأزرق أو خليط بينهما وهذان اللونان هما أغمق الألوان ولا يظهران بشكل واضح إلاّ على أفتح الألوان، ولاشك أن اللون الأبيض لون مناسب لا يجهد النظر عند القراءة أو الكتابة، ومن حيث النوع يجب أن نختار الورق بعناية لأنه عادة يحتفظ بالوثائق الإدارية لمدة تتراوح بين 10 إلى 15 سنة أو أكثر وقد يحتفظ بها إلى ما لا نهاية كالوثائق والسجلات التاريخية.
2- أنواع المغلفات وعنونتها : هناك نوعان رئيسيان للمغلفات(المظاريف) وهما :
2-1. المغلفات العادية: وهي من أحجام متعددة منها الكبير والمتوسط والصغير، ويجب استعمال المغلف ذي الحجم المناسب لحجم الوثيقة الإدارية التي ستوضع به، ومن هذه المغلفات ما يستعمل في حالة إرسال الوثيقة الإدارية بالبريد الجوي حيث تكون أطرافه ملونة بعدة ألوان كالأحمر والأسود والأخضر ... إلخ، ومنها ما يستعمل في حالة إرسال الوثيقة الإدارية بالبريد العادي وقد جرت العادة على أن تستعمل المغلفات ذات اللون الأبيض، إلاّ أنه يمكن استعمال النوع الأخير في حالة البريد الجوي على أن يكتب على أحد أطرافه عبارة (بريد جوي).
وفيما يلي نموذج لمغلف كتب عليه عنوان كامل :
الشكل رقم (04) : نموذج لمغلف كتب عليه عنوان كامل







ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــ

المصدر : مصطفى نجيب شاويش، إدارة المكاتب والأعمال المكتبية، الطبعة الثالثة، دار وائل للنشر، الأردن، 2012، ص: 331.





2-2. المغلفات ذات الفتحة الشفافة: تستعمل بعض المنظمات وخاصة المصارف وغيرها مغلفات ذات فتحات شفافة، بحيث إذا طويت الرسالة ووضعت داخل المغلف بطريقة خاصة ظهر عنوان المرسل إليه المكتوب على الرسالة نفسها وذلك من الفتحة الشفافة وبذلك يمكن الاستغناء عن كتابة اسم وعنوان المرسل إليه على المغلف ويوفر ذلك في الوقت والجهد، وبالإضافة إلى ذلك فإنه يمكن تجنب وضع الرسالة بطريق الخطأ داخل مغلف معد لرسالة أخرى كما يحدث في بعض الأحيان مما يسبب إرباكًا للمرسل والمرسل إليه.
وفيما يلي نموذج لمغلف ذو فتحة شفافة:
الشكل رقم (05) : نموذج لمغلف ذو فتحة شفافة








ــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــــــــــ
المصدر : مصطفى نجيب شاويش، إدارة المكاتب والأعمال المكتبية، الطبعة الثالثة، دار وائل للنشر، الأردن، 2012، ص: 331.

3- تنسيق الطباعة والمسافات : مهما كان موضوع الوثيقة الإدارية مشوقًا ومهما كانت حاجة قارئها للإطلاع عليها شديدة فإن وقعها لابد وأن يكون ضعيفًا إذا لم تكن الوثيقة الإدارية منسقة تنسيقا جميلا تستهوي النظر بوضوح حروفها وتناسق كلماتها وتصميم صفحاتها بصورة دقيقة أنيقة، وذلك من خلال معرفة قواعد التنسيق وهو أمر مهم لكل سكرتير يجب عليه الإلمام به والتدرب عليه، وفيما يلي بعض المعلومات المهمة عن تنسيق الوثيقة الإدارية وهي كما يلي :
3-1. الهوامش: الهوامش بالنسبة للوثيقة الإدارية كالإطار بالنسبة للصورة، فهي مع أنها تكسب الوثيقة الإدارية جمالاً فلها فوائد كثيرة منها :
– المحافظة على نصوص الوثيقة الإدارية إذا ما تعرضت أطرافها للتلف.
– تسهيل عملية حفظ الوثيقة الإدارية دون ضياع بعض كلماتها.
3-2. المسافات: إن المسافات الموزعة في الوثيقة الإدارية توزيعًا متناسقًا تعطي للوثيقة الإدارية مظهرًا طيبًا ومقبولاً، فالمسافة بين السطور مثلا يجب أن تكون متساوية وعادية، تعني كلمة (عادية) في هذه الحالة أن تكون المسافة بين السطر والآخر ثلاث نقط أي أن يكون مؤشر السطور على الرقم (1.5) في الحاسوب لأنه قل استخدام الآلات الكاتبة التقليدية في الوقت الحاضر في طباعة الوثيقة الإدارية وحل محلها استخدام الحاسوب قصد معالجة الكلمات ومعالجة النصوص مما يسهل عمليات تنسيق الوثيقة الإدارية.
3-3. الفقرات: تتكون كل وثيقة إدارية من مجموعة من الأفكار وكل فكرة هي فقرة جديدة يجب أن تبدأ بسطر جديد، إلا أن الملاحظ في بعض الوثائق الإدارية أن كاتبها لا يستطيع تحديد الفقرة بالضبط.
4- استخدام الاختصارات: قد تستعمل أحيانا بعض الاختصارات في الوثيقة الإدارية كي تجيء الوثيقة الإدارية موجزة لا يمل منها القارئ، وهذه الاختصارات يجب أن يكون لها مدلول واضح في الوثيقة الإدارية ومن الأمثلة على الاختصارات التالية وهي شائعة الاستعمال ص.ب (أي صندوق بريد)، ت (أي تليفون).
5- استعمال الصفحات المتعددة للوثيقة الإدارية : عندما تكون الوثيقة الإدارية طويلة لا يجوز استعمال ظهر الورقة الأولى للكتابة بل يجب استعمال ورقة ثانية غير مطبوع عليها اسم وعنوان المرسل، ولكي يتم الربط بين الصفحة الأولى من الرسالة والصفحات التالية يجب أن نشير في بداية كل صفحة من الصفحات التالية إلى ذلك، ويتم ذلك بذكر اسم المرسل إليه دون عنوانه ورقم الصفحة والتاريخ وذلك إما أفقيًا على سطر واحد أو عموديًا في أسطر منفصلة، وفي كلا الحالتين يجب أن نبدي هذه المعلومات على بعد أربعة أسطر على الأقل من رأس الورقة الثانية ثم يترك بعدها سطرا فراغ ثم تكمل الوثيقة الإدارية كالمعتاد.
6- تهيئة المسودة: يستحسن قبل أن تتم كتابة الوثيقة الإدارية أو طباعتها في شكلها النهائي أن تعد على شكل مسودة تكتب عادة بخط اليد ويحدد في هذه المسودة الأفكار الرئيسية وطريقة ترتيبها حسب أهميتها بالنسبة للقارئ، كما يتم التبديل والتغيير والشطب والإضافة في هذه المسودة حتى يصل الكاتب إلى الصيغة النهائية للوثيقة الإدارية التي ستكتب بها ومن ثم يقوم بإرسالها إلى السكرتير لكتابتها على الحاسوب في شكلها النهائي.
المطلب الثالث : عناصر الوثائق الإدارية
تعتبر عناصر الوثائق الإدارية هي التي تضفي على هذه الوثائق الصفة الرسمية، ومن هذه العناصر ما هو دائم ومنها ما هو متغير يكتب في بعض الأنواع من الرسائل دون الأخرى.
أولاً : العناصر الثابتة للوثائق الإدارية : وتتمثل فيما يلي :
1- الدمغة: وهي مجموعة الكلمات التي تبين اسم الدولة والتي تكون في أعلى الرسالة الإدارية، وتكون بشكل واضح الخط متميز الكتابة، مثل الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية.
2- الطابع: ويقصد به مجموعة الكلمات والمعلومات التي تبين الجهة الإدارية المصدرة للوثيقة، وهذه البيانات تجسد التنظيم الإداري القائم، أي نبدأ كتابة الطابع بترتيب تنازلي وفق التدرج السلمي في الهيكل الإداري مثل وزارة التكوين والتعليم المهنيين المعهد الوطني المتخصص في التكوين المهني.
3- رقم الترتيب: وهو رقم يوضع في الرسالة الإدارية على أساس الترتيب في الإدارة، ويسجل هذا الرقم في سجل البريد الصادر للإدارة المرسلة، كما يسجل هذا الرقم في سجل البريد الوارد للإدارة المستقبلة.
4- المكان والتاريخ: إن ذكر مكان وتاريخ إصدار الرسالة الإدارية ضروري جدا لمعرفة مدى سير العمل الإداري، وتصنيف الوثائق الإدارية على أساس تاريخ صدورها أو على أساس المكان عند التصنيف على أساس الطريقة الجغرافية.( )
ويكتب التاريخ في يسار الصفحة وفي الجهة العليا، وتذكر فيه العناصر التالية: المكان واليوم والشهر والسنة.( )
5- عنوان المرسل والمرسل إليه: ويكتب تحت المكان والتاريخ في أعلى الوثيقة الإدارية في الوسط، بحيث تكتب وظيفة المرسل مجردة من أية صفة وتليها صفة المرسل إليه وعنوانه الوظيفي مسبوقة بكلمة الى السيد مجاملة له.
6- الموضوع : حيث نجد فيه مضمون الرسالة أي الهدف من كتابة هذه الرسالة مع مراعاة الوضوح والاختصار عند كتابة الموضوع، ويشغل موضوع الرسالة الإدارية حيزًا كبيرًا من معلومات هذه الرسالة كما يتطلب تحرير موضوع الرسالة الإدارية معرفة جيدة بقواعد اللغة المستعملة.
7- التوقيع وختم الإدارة : يعتبر التوقيع أهم عنصر في الرسالة الإدارية لأنه بمثابة اعتراف وإثبات ظاهر على ما كتب في هذه الرسالة.( )
ويكون التوقيع وختم الإدارة في أسفل الرسالة الإدارية على اليسار بعد نهاية الموضوع مباشرة.( )
ثانيًا : العناصر المتغيرة للوثائق الإدارية : وتتمثل فيما يلي :
1- المرجع : يمثل المرجع سند إداري يمكن الرجوع إليه عند الرد على الرسائل الإدارية وهو يمثل إجابة مسبقة للقيام بعمل معين، وقد يكون هذا المرجع على شكل مراسلة ادارية سابقة أو نص قانوني أو قرار اداري يعتمد عليه في تحرير المراسلة الإدارية، ويكتب المرجع في أسفل الموضوع.( )
2-المرفقات: وهي عبارة عن المستندات والوثائق التي ترسل مع الرسالة الإدارية كوسيلة إثبات لما تم تحريره في موضوع الرسالة الإدارية، وللمرفقات أهمية بالغة خاصة اذا كان موضوع هذه الرسالة يستحق المرفقات.( )
ويرمز للوثائق المرفقة ب (و- م) ونكتفي بذكر عددها ان كانت كثيرة، أو بتسميتها إن كانت واحدة أو اثنين، وتكتب المرفقات في أسفل الرسالة الإدارية على اليمين.( )
3- النسخ المرسلة : تذكر هذه النسخ في أسفل الرسالة الإدارية على اليمين، وهي عبارة عن صور طبق الأصل للمراسلة الإدارية الرسمية وتذكر عادة في الأسفل على اليمين مثل :
• نسخة إلى المعني.
• نسخة إلى المدير.






المبحث الثالث: أنواع ووظائف الوثائق الإدارية وعلاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية
تتعدد أنواع ووظائف الوثائق الإدارية بتعدد حجم ونوع نشاطات المؤسسة، كما أن هناك علاقة وثيقة بين السكرتير وتحرير الوثائق الإدارية.
المطلب الأول : أنواع الوثائق الإدارية
يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا للأسس التالية :
أولاً : من حيث الأهمية ومدة الحفظ : يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا لهذا الأساس إلى ما يلي :( )
1- الوثائق الحيوية: وهي الوثائق التي تستعملها المؤسسات بكثرة وهي تمثل 10% من مجموع وثائق المؤسسة، ومثل هذه الوثائق تحتاج إلى مزيد من الحماية وعمل نسخ مكررة منها وحفظها في أماكن آمنة، وقد عرفتها اللائحة الحكومية بالمحفوظات المستديمة بأنها "السجلات والدفاتر والأوراق والمستندات التي تتضمن مبادئ والتزامات واتفاقات لا يمكن الاستغناء عنها أبدًا".
2- الوثائق والسجلات الهامة: وهي الوثائق الأساسية للعمل بالمؤسسة وتمثل نسبة 30% من مجموع وثائق وسجلات المؤسسة، ولكن هذه الوثائق لا تظل جارية لفترة طويلة ولكنها قيمة ينبغي نقلها إلى غرف الحفظ وذلك توفيرًا للمكان والوقت، وقد عرفتها اللائحة الحكومية بالمحفوظات المؤقتة بأنها "السجلات والدفاتر والأوراق والمستندات قد تدعو الحاجة الرجوع إليها في مدة زمنية معينة فتحفظ ما بين 3 سنوات إلى 10سنوات ثم يستغنى عنها".
3- الوثائق النافعة: وهي الوثائق الإدارية التي تكون تصلح لمدة شهور قليلة فقط وينتج عن فقدانها ارتكابًا مؤقتًا ولكنها ليست أساسية لسير العمل ولكن يجب حفظها في ملف مؤقت يؤشر عليه بعلامة وتستخدم في حالة الغرض المخصصة له وتمثل نسبة 25% من جميع وثائق المؤسسة.
4- الوثائق والسجلات غير الأساسية: وهي وثائق إدارية ليست لها قيمة في الحاضر أو المستقبل ويجب استهلاكها قبل أن تصل إلى إدارة الوثائق والسجلات، وقد عرفتها اللائحة الحكومية بالمحفوظات بأنها "السجلات والدفاتر الأوراق والمستندات التي لا تدعو الحاجة الرجوع إليها ولا يحتفظ بها عند انتهاء العمل بها".
ثانيًا : من حيث طبيعتها : يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا لهذا الأساس إلى ما يلي :
1. الوثيقة الإدارية الكتابية: إن هذا الشكل هو الذي يعتد به ويعتمد عليه، لأنه يقوم على واقع ثابت لا يحتاج إلى دراسات مطولة أو اجتهادات أو خبرات خاصة.
ويقصد بالوثيقة الإدارية الكتابية كل ما دون كمطبوعة أو مخطوطة ناتجة عن الأنشطة التي يقوم بها هيئة أو مؤسسة رسمية أو غير رسمية أثناء وجودها ومزاولة نشاطها الفعلي في زمان محدد مثل التقارير والمذكرات.
و"التقرير هو عرض موجز للنشاطات التي قام بها مدير المكتب أو العاملون فيه، ويتم رفعه إلى الإدارة العليا لأغراض اتخاذ القرارات".( )
والتقرير هو إقرار أو توثيق لحقائق أو أحداث ووقائع معينة، وقد يكون عرض كتابي أو شفهي لتلك الأحداث والوقائع، وتعد التقارير شكلاً منظمًا تهدف إلى إيصال المعلومات بموضوعية وبصورة منظمة ويتم تناقلها بين المستويات والتشكيلات الإدارية المختلفة، وغالبًا ما يأخذ التقرير الشكل الرأسي إلى مستويات الإدارة العليا ويمكن له أيضًا أن يتجه أفقيا بين الوحدات الإدارية الأخرى داخل المؤسسة بما يساعد في صنع القرارات وتنفيذها ومتابعتها، وهذا بالإضافة إلى التقارير التي يمكن أن تتداول بين الموردين والعملاء، وبين المنشآت والحكومة وبين وحدات البحث والتطوير ووحدات الإنتاج.( )


وللتقرير أهداف متعددة منها :( )
• إعلام الغير بأمر من الأمور.
• تحريك سلوك الآخرين عن طريق اقناعهم بشيء معين أو بوجهة نظر محددة.
• عرض نتائج بحث أو دراسة لموضوع معين أو مشكلة مهمة.
وأما المذكرة فهي وثيقة متداولة بكثرة داخل المؤسسة حيث قد يعتقد الكثيرون أنها سهلة التحرير ولا تتطلب احتراما صارما لقواعد الكتابة من حيث الشكل والأسلوب على اعتبار أن المرسل إليه هو موظف من نفس المرفق أو المؤسسة، وهذا تصور خاطئ اذ يحق للقارئ سواء كان من داخل الإدارة أو خارجها أن يتناول كتابات واضحة ومتناسقة تخلو من الإطالة والالتواء في الأسلوب فوقت الموظف ثمين وسلة مهملاته مليئة.( )
2- الوثيقة الإدارية التصورية: هذا الشكل من الوثائق في درجة تلي الوثيقة الإدارية الكتابية والتي تعتبر في علم التوثيق وثيقة مساعدة بمعنى لا يعتد بها وحدها ويعتمد عليها ،لأن الجوهر فيها موضوع ترجيح وتشكيك ولا ينظر اليها إلا في حالة الرغبة في توضيح جانب من البحث تساعد على التحقيق والكشف وهي في الغالب رسم ما نقل بالقلم أو بالفحم أو الخشب، مثال: إن الهوية الشخصية وجواز السفر لا يعتد بهما كوثيقة في إثبات الشخصية بالرغم من صدورهما عن دائرتين رسميتين إلاّ إذا كان كل منهما يحمل صورة الشخص، فالصورة مصادق عليها من مرجع قانوني وموضوع عليها خاتم الإدارة الرسمية، والصورة الشمسية جاءت هناء مساعدة للوثيقة الكتابية التي هي الهوية الشخصية أو جواز السفر.( )
3- الوثيقة الإدارية التشكيلية: تعتبر هذه الوثيقة الإدارية كسابقتها في إطار الوثائق المساعدة وتعتبر في منزلة الوثيقة التصورية لأنها مماثلة لها في كثير من المقاومات، وغالبًا ما يكون لها قيمة مالية كبيرة خصوصًا عندما تكون قد صيغت بيد أحد المشاهير في العلوم التشكيلية مثل الأوسمة والميداليات التي تمنح للعمال كحافز على مجهوداتهم المبذولة.
4- الوثيقة الإدارية السمعية أو المرئية : تدخل هذه الوثيقة الإدارية أيضا كشكل من أشكال الوثائق الإدارية المساعدة، وهي في الغالب عبارة عن تسجيلات صوتية أو مرئية قد تستعمل عند تدريب العمال فيتم توضيح الوثائق الإدارية المستخدمة في المؤسسة.( )
5- الوثيقة الإلكترونية :لقد ظهر هذا الشكل من الوثائق في الآونة الأخيرة حيث أن من أهم سماته اجتماع الصورة والصوت والحركة والنص في وعاء واحد تكون محفوظة في الأقراص المرنة، الأقراص المضغوطة، القرص فلاش، الحاسوب أو تلك المتاحة على شبكات الأنترنت.( )
ثانيًا : من حيث زمنها : يمكن تقسيم الوثائق الإدارية وفقا لهذا الأساس إلى ما يلي :( )
1. الوثائق الإدارية المتداولة يوميًا (النشطة): وهي الوثائق والمعلومات المحفوظة بطريقة منظمة لغرض تسهيل الإطلاع عليها والتي يتداولها الموظفين أثناء أعمالهم العادية اليومية، أي تلك الوثائق التي لا زالت تطلب من قبل الموظفين للاطلاع عليها لاتخاذ القرارات المناسبة.
2. الوثائق الإدارية التي مضى عليها مدة لا تقل عن سنة (متوسطة النشاط) : والتي يمكن الرجوع إليها في بعض الأحيان، وهذا النوع من الوثائق الإدارية تطبق عليها أنظمة الحفظ الخاصة بمدد الحفظ والاستهلاك.
3. الوثائق الإدارية القديمة غير المستخدمة (الغير نشطة) : وهي الوثائق الإدارية التي انتهت الحاجة إليها بسبب تقادمها نتيجة لعدم أهمية المعلومات التي تحويها بالنسبة للعمل في الوقت الحاضر، ومثل هذه الوثائق الإدارية تقيم حسب أهميتها ومن ثم يتم اتخاذ قرار بشأنها لترحل إلى الأرشيف أو باستهلاكها.


المطلب الثاني : وظائف الوثائق الإدارية
تؤدي الوثائق الإدارية وظائف متعددة سواء داخل المنظمة أو خارجها، ومن بين هذه الوظائف ما يلي :( )
1. تعد الوثائق الإدارية بمختلف أنواعها دليلاً قانونيًا لإثبات مختلف العقود التي تبرم بين أصحاب المؤسسات والعمال أو بين المؤسسة ومختلف المتعاملين معها، بحيث يمكن الرجوع إلى هذه الوثائق الإدارية عند قيام المنازعات بين المتعاقدين.
2. يمكن الاعتماد على الوثائق الإدارية اعتمادًا كليًا في إنشاء العلاقة بين المتعاملين واستمرار هذه العلاقة، بحيث تحل هذه الوثائق الإدارية محل البائع أو المشتري أو مقدم الخدمة أو المستفيد منها، لذلك يجب أن يعطى لهذه الوثائق مزيد من العناية والكفاية وحسن التنظيم حتى يمكن أن تسد نقص عنصر الاتصال الشخصي المباشر.
3. تغطي مختلف الوثائق الإدارية شبكة الاتصالات الداخلية والخارجية للمنظمة سواء بين أقسامها المختلفة أو بينها وبين الغير، وهي تعتبر بهذا الشكل عاملاً إنتاجيًا يتوقف كفايتها وحسن تنظيمها على نجاح الاهداف التي كتبت من أجلها.
4. تعتبر مختلف الوثائق الإدارية أداة مباشرة من أدوات الإعلان والإشهار لأنها تمثل المؤسسة التي أرسلتها، وينظر إلى حسن تنظيمها بعين الاعتبار عند الحكم على المؤسسة التي أصدرتها.






المطلب الثالث : علاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية
تمكن علاقة السكرتير بتحرير الوثائق الإدارية في مهارة السكرتير في تحرير مختلف الوثائق الإدارية بطريقة منظمة وعلمية وذلك من خلال الاعتماد على قواعد الأسلوب الإداري، كما يجب أن يدرك السكرتير أن كل ورقة على مكتبه عادة ما تبدو كدعوة ملحة له لذلك يجب أن ينظر فيها ويخصص لها وقت للتعامل معها وتفحصها وترتيبها وفق مستندات، وذلك من خلال الاعتماد على أربعة أركان وهي :( )
• توضيح الملفات وكتابة أسمائهم بدقة ووضوح.
• تخصيص وتقسيم الملفات الى مجموعات محددة .
• تبويب المستندات والأوراق وما شابههما إلى مجموعة متناسبة.
• الاحتفاظ بالملفات بشكل منظم يسهل الوصول إليه عند الحاجة.




خلاصة الفصل الثاني:
من خلال ما سبق نستخلص أن للتحرير الإداري أهمية بالغة سواء داخل المؤسسة أو خارجها وخاصة في عملية اتخاذ القرارات، كما أن التحرير الاداري يتميز بخصائص متعددة مثل الدقة والوضوح في تحرير الوثائق الإدارية المختلفة مع مراعاة عناصر الوثيقة الإدارية وذلك لكي تؤدي هذه الوثائق الوظائف التي حررت من أجلها، ويؤدي السكرتير دورًا مهمًا في تحرير أغلب الوثائق الإدارية وذلك لأنه يعتبر بمثابة همزة وصل بين المدير والعمال.

FATZOU PEARLA
04-09-2013, 13:23
je veux une thése de secrétaria diréction ki peu maidé svp

امال امان
18-09-2013, 10:49
مشكووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووووو وووووووووووووووور

rousa
21-09-2013, 16:57
السلام عليكم و رحمة الله انا استادة جديدة في التكوين المهني و اريد افادتي بدروس او محاضرات في مادة التحرير الاداري و التجاري لاني بحثت كثيرا و لم اجد الا التحرير الاداري و لكم جزيل الشكر

nabil m
30-09-2013, 14:50
بارك الله فيكم جميعا

mohdjeradi
30-09-2013, 22:53
merci, allah yehafdek w yerham waldik

احباب غزة
09-10-2013, 14:00
هذه الصفحة لم اتمكن من حملها كموضوع اريد ان ادرس عليه هلي ان اتمكن من تحميلها.

nabilmed
24-10-2013, 17:52
chokrannnn jazeellllllen akhi

zaki68
31-10-2013, 16:08
شكرا على هذا العمل

سليمسليم
17-12-2013, 19:47
شكراأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأ أأأأأأأأأأأأأأأ

سليمسليم
17-12-2013, 19:50
شكرأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأأ

mericanmohamed
24-12-2013, 16:10
mrchhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhhh

houari slimane
29-12-2013, 12:22
شكرا أستاذ

جمال02
17-01-2014, 16:27
شكرا لكم و نتمنى لكم التوفيق في اعمال اخرى

halima1990
12-02-2014, 11:15
شكرا جزيلا وبارك الله فيك

ghania lasnamia
01-03-2014, 14:27
شكرا :) مجهود رائع مع مزيد من التالق